So können Sie erfolgreich einen Prozess darstellen und analysieren

Nachfolgend erfahren Sie mehr über das Thema Prozessmanagement, die Vorgehensweise bei der Geschäftsprozessmodellierung und natürlich wie Sie einen Prozess darstellen und analysieren können! Machen Sie kurzen Prozess mit der „Ab-Teilungs“-Struktur und gestalten Sie Ihr Unternehmen prozessorientiert – jedoch mit der am besten geeigneten Modellierungsmethode. Geschäftsprozesse beschreiben dabei eine Innensicht des Unternehmens und spezifizieren die Erstellung der Unternehmensleistung. Ein Geschäftsprozess definiert, welche Funktionen bzw. Schritte in welcher Folge aneinander gereiht werden müssen, damit durch ihre Ausführung ein vorgegebenes Ziel erreicht werden kann. Jeder Geschäftsprozess hat im Unternehmen ein spezifisches (Teil-)Ziel des Unternehmens zu erfüllen. Alle Geschäftsprozesse zusammen erfüllen schließlich  das Gesamtziel des Unternehmens! Entsprechend ihrem Charakter können Geschäftsprozesse in:

1. Wertschaffende Prozesse: (Führungs- bzw. Managementprozesse)
2. Wertschöpfende Prozesse: (Kernprozesse, d.h. Haupt- oder Schlüssel-prozesse der Leistung der Organisation)
3. Wertsichernde Prozesse: (unterstützende Prozesse bzw. Hilfsprozesse)

Konzepte zur Geschäftsprozessmodellierung – Prozess darstellen und analysieren

Zur Erstellung von Geschäftsprozessmodellen können Sie standardisierte Methoden sowie Techniken aus der Systementwicklung und dem Projektmanagement nutzen, um Ihren Prozess darstellen und analysieren zu können. Der Einsatz von Methoden und definiertem Vorgehen bei der Prozessentwicklung gewährleistet ein einheitlich aufgebautes und ebenso durch wechselnde Mitglieder in Projekt-Teams pflegbares Geschäftsprozessmodell. Für ein Prozessmodell ( Prozess darstellen und analysieren ) werden folgende Aktivitäten in ihren Ablauf-Strukturen analysiert und schließlich in einem Prozess-Ablauf-Diagramm modelliert:

• Auslösende externe sowie interne Ereignisse der Geschäftsprozesse
• Bedingungen für die Abfolge der Prozessschritte
• Informationsfluss zwischen den Aktivitäten
• Zuordnung der Aktivitäten der Arbeitsprozesse zu Rollen und/oder technischen Umgebungen
• Ergebnisse bei erfolgreicher und ebenso fehlerhafter Prozessdurchführung

Video: Die Prozesslandkarte

 

Video: Aufbau einer Prozessbeschreibung

 

Methoden und Standards der Geschäftsprozessmodellierung

Geschäftsprozesse sind grundsätzlich unabhängig von der Umsetzung zu beschreiben, werden aber häufig mit dem Ziel formuliert, softwaregestützte Abläufe zu gestalten. Ziel der Geschäftsprozessmodellierung ist dabei die prozessorientierte, umfassende Abbildung der betrieblichen Realität aus fachlicher Sicht. Die geläufigsten Darstellungsarten (Notationen) sowie Methoden der Darstellung für Geschäftsprozesse lassen sich nach deren Sichtweise differenzieren:

Prozessorientierte Sicht:
Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)

Objektorientierte Sicht:
Objektorientierte Modellierung (OOM)

Wissensorientierte Sicht:
Knowledge, Modeling and Description Language (KMDL)

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Vorgehensweise, wenn Sie einen Prozess darstellen und analysieren

Bevor mit der Modellierung eines Prozesses begonnen wird, sollte sich der Modellierer vergewissern, ob nicht bereits ein Prozess in ähnlicher Form vorhanden ist. Jetzt ist zu entscheiden, ob der Prozess neu angelegt, oder ein bereits bestehender Prozess kopiert werden kann, um eine Variante zu erzeugen.

1. Definition des Prozesses:
Zuerst werden im Kontext der Prozesslandkarte Name (Prozessbezeichnung) und wichtige Attribute des Prozesses festgelegt.

2. Identifikation der beteiligten Bereiche:
Durch die grafische Zuordnung der Bereiche wird der Prozess vorbereitet.

3. Festlegung der Prozessstruktur, d.h. Definition seiner Unterprozesse:
Nun können in der vertikalen Ebene die Unterprozesse des angelegten Prozesses definiert werden und zudem mit weiteren Prozessinformationen versehen werden.

4. Definition der Ablaufreihenfolge und des Datenflusses (Input-Output):
Die Zuordnung der Reihenfolge (Ablaufrichtung) sowie des Datenflusses (Input-Out-Output) erfolgt in einem Vorgang. Die Schritte 3. und 4. finden bei der Modellierung üblicherweise iterativ im Wechsel statt. Alle weiteren Festlegungen, wie z.B. Änderung der Formatierung, sind „nice to have“ und schließlich bei der Modellierung von geringer Bedeutung.

Prozessbeschreibung – Prozess darstellen und analysieren

Um Ihre verbindlichen Abläufe im Unternehmen dokumentieren zu können und den Zweck der Prozessoptimierung bzw.  Standardisierung zu erfüllen, ist eine Verfahrensanweisung, ebenfalls Prozessbeschreibung genannt (VA/PB), notwendig. Die Varianten der Prozessbeschreibungen / Verfahrensanweisungen sind vielfältig und gehen dabei von einfachen Flussdiagrammen über Swim-Lane-Abläufe, bis hin zur alternativen Darstellung in Tabellenform ohne Symbole. Damit Sie die für Ihre Geschäftsprozesse optimale Darstellungsweise finden, werden Ihnen zu jeder Darstellungsweise die Vor- sowie Nachteile genau aufgezeigt. Nachdem Sie Ihre Prozesse in Prozessbeschreibungen dargestellt haben, besitzen Sie die ideale Grundlage zur Analyse und anschließender Optimierung Ihrer Prozesse.