Einführung Prozessmanagement

Ihr Einstieg in die Grundlagen des Prozessmanagements

Erfahren Sie nachfolgend alle Grundlagen zur erfolgreichen Einführung Prozessmanagement im Unternehmen. Sie lernen verschiedene Prozessarten kennen und erfahren wie Sie diese im Unternehmen effektiv darstellen können. Dabei stellen das Prozessstammblatt und die aufgeführte Checkliste Soll-Prozessgestaltung Ihnen eine große Hilfe  bei Ihrer Einführung Prozessmanagement dar. Nach der Erfassung bzw. Prüfung Ihrer aktiven Prozesse in Ihrem Unternehmen, können Sie zum nächsten Schritt übergehen und die Einführung Prozessmanagement mithilfe eines Prozessstammblattes beginnen. Lesen Sie weiter und erfahren im nächsten Abschnitt, welche Vorteile Ihnen die Aufstellung eines Prozessstammblatts bringt!

 


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Was bringt mir ein Prozessstammblatt?

Mit einem Prozessstammblatt, in dem Sie die wichtigen Daten des entsprechenden Prozesses darstellen, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Einführung Prozessmanagement. Denn damit definieren und dokumentieren Sie Ihre Prozesse schriftlich. Dabei werden neben der Namensgebung und der Bestimmung der Prozessart, auch die Einzelheiten der Prozesseingaben, wie Anstoß des Prozesses oder welcher Input benötigt wird um den Prozess durchzuführen, aufgeführt. Ferner können Sie mit dem Prozessstammblatt die Prozessergebnisse, Regelungen des Prozesses als auch die Prozessmessung und die Ressourcenplanung des zu definierenden Prozesses übersichtlich dargestellt werden.

Video: Was ist ein Prozess?
Video: Die Prozesslandkarte


Das Arbeiten mit einem Prozessstammblatt

Im folgenden Abschnitt wird Ihnen die Arbeitsweise mit dem Prozessstammblatt näher gebracht. Sie erfahren, welche Schritte Sie vornehmen müssen und welche Fragen bei den einzelnen Schritten beantwortet werden müssen.

1. Definition des Prozessziels / Einführung Prozessmanagement
• Was ist die Aufgabe des Prozesses? Ist der Prozess zielgerichtet?
• Welchen Nutzen hat der Prozess für den internen/externen Kunden?
• Welchen Nutzen hat der Prozess für das Unternehmen?
• Wie können die Ziele gemessen und verfolgt werden?

2.  Vorgänger (Lieferanten) des Prozesses
• Welche Lieferanten hat der Prozess (intern/ extern)?
• Wer muss für diesen Prozess die notwendigen Vorarbeiten leisten?

Dies können sein: Verantwortliche des Vorgängerprozesses, Gesetzgeber, Kunden, Gesellschaft usw.

3.  Input
• Was löst den Prozess aus?
• Was wird vom Prozess benötigt, um erfolgreich durchgeführt zu werden? Das können Informationen, Dokumente, Produkte, festgelegte Zyklen u.ä. sein.

4.  Nachfolger (Kunde) des Prozesses
• Was erwarten die Kunden konkret?
• Wer profitiert von den Ergebnissen dieses Prozesses? Dies können sein: Verantwortliche eines Folgeprozesses, ein Folgeprozess an sich,
‏   der Gesetzgeber, Käufer, Benutzer, Anwender des Produktes usw.

5.  Output
• Was ist das Ergebnis des Prozessablaufes? Dies kann ein Produkt, eine Dienstleistung, eine Entscheidung, eine Information o. ä. sein.
• Wie wird dieses Ergebnis geprüft?

6.  Anstoß
• Was löst den Prozess aus?
• Hat der Prozess einen definierten Anfang und ein definiertes Ende?

7.  Prozesseigentümer
• Wer ist als Prozessverantwortlicher definiert, der die Verantwortung für das Prozessergebnis trägt?

8.  Prozessregelungen
• Welche Vorgaben, Regeln gibt es für den Prozess? Dies können Mittel, Methoden, Informationen, Kriterien für Fremdleistung, anzuwendende
‏   Verfahren, Richtlinien, Leitfäden, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen etc. sein.
• Welche Dokumente/Aufzeichnungen werden für den Prozess benötigt?
• Welche Dokumente/Aufzeichnungen werden vom Prozess erzeugt?

9.  Prozessmessung und -steuerung
• Mit welchen kritischen Erfolgskenngrößen wird der Prozess gesteuert? Dies sind klassischerweise Termin-, Zeit- oder Kostengrößen


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Die Soll-Prozessgestaltung

Nachdem Sie nun mit dem Prozessstammblatt Ihre IST-Prozesse erfasst haben, lernen Sie nun die folgende Checkliste kennen, die Ihnen als nützliche Überprüfung Ihrer zuvor erfassten und im Stammblatt definierten Prozesse, dient. So kommen Sie mit einem effektiven Prozessmanagement Ihren Soll-Prozessen kontinuierlich näher.  Mit der schriftlichen Darstellung Ihrer Prozesse im Prozessstammblatt und der Überprüfung der Prozesse mit der Checkliste Soll-Prozessgestaltung haben Sie bereits einen wichtigen Schritt zur Einführung Prozessmanagement erledigt.

Checkliste für Soll-Prozessgestaltung
Prozess / TeilprozessKontrollfragen
JaNeinNicht machbar, weil
Sind alle entbehrlichen Aktivitäten (Stütz- und Blindleistung) im Prozess eliminiert?
Wurden präventive Aktionen durchgeführt um Fehlleistung zu verhindern?
Sind Kontrollen und Prüfungen auf das Mindestmaß reduziert?
Sind die Prozessteilschritte zu den größtmöglichen Einheiten zusammengefasst?
Ist die Anzahl an Schnittstellen zu den Nachbarprozessen minimiert?
Sind die Teilschritte im Prozess standardisiert?
Sind Teilschritte, die nicht logisch nacheinander ablaufen müssen, parallelisiert?
Sind automatisierbare Prozessschritte automatisiert?
Sind Referenzmodelle des Prozesses auf Übernehmbarkeit geprüft?
Ist die Prozessverantwortung klar geregelt?
Ist der Prozessoutput definier- und messbar?
Sind die Methoden zur Zufriedenheitserfassung der externen und internen Kunden festgelegt?
Sind die Sofortmaßnahmen im Falle von Fehlleistung definiert?
Ist die kontinuierliche Verbesserung des Prozesses sichergestellt?

 

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