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Was ist Prozessmanagement & wie ist die Definition Prozessmanagement?

Bevor Sie mehr zur Definition Prozessmanagement erfahren, ist es wichtig die Grundlagen des Prozessverständnisses kennen zu lernen. Jeder Arbeitsgang ist Teil eines Prozesses. Jeder Prozess ist Teil des Gesamt-Ablaufs in einem Unternehmen. Die Abläufe des Prozessmanagements sowie deren Ergebnisse sind abhängig von der Qualität jedes einzelnen Prozesses, somit beeinflusst jeder Prozess das Gesamt-Ergebnis. Die Prozessbeschreibung bestimmt über Gewinn und Verlust des Unternehmens! Das erfolgreiche Management Ihrer Prozesse bzw. Geschäftsprozesse ist somit Voraussetzung für den nachhaltigen Unternehmenserfolg. Prozessmanagement im Unternehmen zielt darauf ab, allen Geschäftsprozessen verbindliche Ziele zuzuordnen und diese Ziele durch die Ausrichtung der Prozessleistung zu erreichen. Als Grundlage hierfür dient das Geschäftsmodell des jeweiligen Unternehmens.

 


Welche Aufgaben hat das Prozessmanagement ?

„Prozessmanagement beschäftigt sich mit der Identifikation, Modellierung, Beschreibung, Einführung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Daher spricht man auch von Geschäftsprozessmanagement. Ganzheitliche Ansätze des Geschäftsprozessmanagements beschäftigen sich einerseits mit technischen Fragestellungen und andererseits auch mit organisatorischen Aspekten, wie die strategische Ausrichtung, die Organisationskultur oder die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten.“ (Definition Prozessmanagement analog wikipedia.de).


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Ihre Ausbildungen im Prozessmanagement

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Organisationen sind oft als eine Hierarchie von Funktionseinheiten strukturiert und werden häufig vertikal gelenkt und geleitet, wobei die Verantwortung unter den Funktionseinheiten aufgeteilt ist

Das Problem:
Der Endkunde oder andere interessierte Parteien sind nicht immer für alle Beteiligten sichtbar. Aus „menschlichen“ Gründen haben Probleme, die an den Schnittstellengrenzen auftreten, häufig geringere Priorität als die eigenen Ziele der Einheiten. Dies führt zu geringer oder gar keiner Verbesserung für den Kunden, da die Maßnahmen üblicherweise auf die Funktionen und nicht auf den Gesamtnutzen der Organisation bzw. die Zufriedenheit des Kunden ausgerichtet sind.


Aktuelle Entwicklungen hinsichtlich des Prozessmanagements in Unternehmen

Seit einigen Jahren arbeiten Organisationen bereits mit der Methode der Optimierung der Geschäftsprozesse. Sie setzen eine Fülle von Methoden und Instrumenten für alle Arbeitsschritte von der Identifizierung und Ist-Erhebung eines Prozesses bis zur Entwicklung, Umsetzung und Überwachung des Soll-Prozesses ein. Die Verbesserung der Prozesse soll der Wirtschaftlichkeit und Kundenorientierung dienen und sie verbessern. Zudem führen die verbesserten Abläufe zu einer höheren internen Transparenz und Effizienz des Arbeitsflusses und sichern die Produktqualität. Außerdem wird die Vernetzung der Prozesse zwischen unterschiedlichen Organisationsebenen (Schnittstellen der Abteilungen) und Dritten unterstützt. Da bisher keine einheitliche Vorgehensweise für die Gestaltung von Prozessen vorliegt, finden Sie nachfolgend einen praktikablen Vorschlag.


Der Weg zur Prozessorientierung – Definition Begriff Prozessmanagement

Nachfolgend erläutern wir Ihnen die 4 Schritte zur Prozessorientierung bzw. des prozessorientierten Ansatzes in Ihrem Unternehmen.

Schritt 1 – Definieren

Ein zentrales Element des prozessorientierten Vorgehens ist die Fokussierung auf den Unternehmens- und Kundennutzen. In allen Projektschritten sollte deshalb immer die Frage im Raum stehen, in wie weit die geplanten Aktivitäten den Kundennutzen erhöhen und für das Unternehmen erfolgsentscheidend sind.

Schritt 2 – Analysieren und visualisieren

Hier schließt sich die detaillierte Erhebung der Ist-Situation an, beispielsweise durch Befragung der Mitarbeiter, Interviews, Studium der Dokumentation. Weitere potenzielle Informationsquellen für Ihr Prozessmanagement sind dabei Produkte oder Arbeitsmittel. Im nächsten Arbeitsschritt werden die erhobenen Daten sowie Informationen zu einem Bild über den Ist-Prozess aufbereitet.

Ob für die Darstellung der Geschäftsprozesse ein einfaches, manuelles Verfahren wie ein Aktivitätsdiagramm oder aber eine komplexe Modellierungsmethode (Workflow-Netze, ereignisgesteuerte Prozessketten) genutzt wird, hängt von der Zielsetzung, der Komplexität und Zielgruppe der Prozessoptimierung ab. Start und Ende können dabei auch als Input und Output beschrieben werden.

Prozessdarstellung im Prozessmanagement

Schritt 3 – Bewerten und optimieren

Aus der Prozesslandkarte können Sie nun ein vollständiges Konzept der künftigen Prozessorganisation (Soll-Konzept) entwickeln und dokumentieren. Dazu priorisieren Sie die Prozesse für Ihr Prozessmanagement und selektieren die zu dokumentierenden Prozesse. Von besonderer Bedeutung ist hierbei die Einbeziehung der internen Prozessbeteiligten und wenn möglich auch der Kunden. Dabei sollten auch die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Rollen bzw. Personen im Prozess berücksichtigt werden.

Die modellhafte Darstellung des Soll-Prozesses müssen Sie dann mit den Beteiligten abstimmen, bis ein Konsens erreicht ist. Wenn der gesamte Prozess identifiziert ist, müssen Sie ihn auf Mängel analysieren. Nachdem Sie Mängel und deren Ursachen identifizieren konnten, ergibt sich das Potenzial für Versesserungen. Verbesserungspotenziale können darin liegen, dass Prozessschritte weggelassen oder in der Logik des Ablaufs verlagert, zusammengefasst oder parallel bearbeitet werden. Sowohl bei der Analyse des Ist-Prozesses als auch in der Bewertung der verschiedenen Veränderungsvorschläge kommt es darauf an, durch geeignete Darstellung Mängel und ihre Ursachen, Potenziale, wechselseitige Einflüsse, Verknüpfungen und Abhängigkeiten zu veranschaulichen. Techniken wie Entscheidungstabellen, Nutzwertanalyse oder Kennzahlenvergleiche unterstützen die Analyse und Bewertung.

Schritt 4 – Evaluieren und managen

Um die Optimierung der Geschäftsprozesse in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu überführen, muss der Prozessverantwortliche die weitere Entwicklung des Prozesses aufgrund von Kennzahlen und Indikatoren beobachten und steuern. D.h., ob und in welchem Ausmaß die Prozessoptimierung den Zielen entsprechend gewirkt hat, sollte in einem angemessenen Zeitabstand nach Umsetzung des Soll-Konzeptes überprüft werden.

Fragen der Erfolgskontrolle können z.B. sein:

  • Wurden Mängel behoben sowie Potenziale genutzt?
  • Sind spürbare Entlastungen eingetreten?
  • Konnten Verbesserungen der Effizienz vorgenommen werden? Sind die Zielvorgaben dabei erreicht worden? Was konnte umgesetzt werden, was nicht?
  • Welche Erfahrungen haben die Teilnehmerinnen sowie Teilnehmer bei der Neugestaltung der Prozesse gemacht?

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Korrekturmaßnahmen & Verbesserung des Prozesses

Die Methode zur Verwirklichung von Korrekturmaßnahmen sollte festgelegt und dokumentiert sein, um die Ursachen von Problemen im Prozessmanagement zu beseitigen (Beispiele von Problemen schließen Fehler, Mängel und nicht angemessene Prozesslenkung ein). Notwendige Korrekturmaßnahmen sind zu verwirklichen und ihre Wirksamkeit ist zu verifizieren. Sobald Sie die Anforderungen an die Prozesse erreichen, sollte Ihre Organisation ihre Anstrengungen auf Tätigkeiten fokussieren, welche die Prozessleistung kontinuierlich auf ein höheres Niveau verbessern. Die PDCA-Methode könnte ein nützliches Werkzeug sein, um Korrekturmaßnahmen und Verbesserungen festzulegen, zu verwirklichen und zu lenken und leiten. Die Methode zur Verbesserung sollte festgelegt und verwirklicht sein. Beispiele für Verbesserungen schließen ein: Prozessvereinfachungen, Steigerung der Wirtschaftlichkeit, Verbesserung der Wirksamkeit, Reduktion der Prozessdurchlaufzeit. Die Wirksamkeit der Verbesserung ist zu verifizieren. Sie können Risikoanalysewerkzeuge anwenden, um potenzielle Probleme zu ermitteln. Die Ursache(n) dieser potenziellen Probleme sollten Sie ebenfalls ermitteln und korrigieren, um ihr Auftreten in allen Prozessen mit ähnlichen ermittelten Risiken zu verhindern.

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