Prozessmanagement im Unternehmen

Definition Prozessmanagement

Bevor Sie mehr zur Definition Prozessmanagement erfahren, ist es wichtig die Grundlagen bezüglich Ihres Prozessverständnisses kennen zu lernen. Jeder Arbeitsgang ist Teil eines Prozesses. Jeder Prozess ist Teil des Gesamt-Ablaufs in einem Unternehmen. Das Ergebnis in dem Gesamt-Ablauf ist abhängig von der Qualität jedes einzelnen Prozesses, somit beeinflusst jeder Prozess das Gesamt-Ergebnis. Die Prozessbeschreibung bestimmt über Gewinn und Verlust des Unternehmens! Das erfolgreiche Management von Prozessen ist somit Voraussetzung für den nachhaltigen Unternehmenserfolg. Prozessmanagement im Unternehmen zielt darauf ab, für alle Unternehmensprozesse verbindliche Ziele festzulegen und diese Ziele durch die Ausrichtung der Prozessleistung zu erreichen. Als Grundlage hierfür dient das Geschäftsmodell des jeweiligen Unternehmens.

Welche Aufgaben hat das Prozessmanagement ?

„Prozessmanagement beschäftigt sich mit der Identifikation, Modellierung, Beschreibung, Einführung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Daher spricht man auch von Geschäftsprozessmanagement. Ganzheitliche Ansätze des Geschäftsprozessmanagements beschäftigen sich einerseits mit technischen Fragestellungen und andererseits auch mit organisatorischen Aspekten, wie die strategische Ausrichtung, die Organisationskultur oder die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten.“ (Definition Prozessmanagement analog wikipedia.de). Organisationen sind oft als eine Hierarchie von Funktionseinheiten strukturiert und werden häufig vertikal gelenkt und geleitet, wobei die Verantwortung unter den Funktionseinheiten aufgeteilt ist

Das Problem:
Der Endkunde oder andere interessierte Parteien sind nicht immer für alle Beteiligten sichtbar. Aus „menschlichen“ Gründen haben Probleme, die an den Schnittstellengrenzen auftreten, häufig geringere Priorität als die eigenen Ziele der Einheiten. Dies führt zu geringer oder gar keiner Verbesserung für den Kunden, da die Maßnahmen üblicherweise auf die Funktionen und nicht auf den Gesamtnutzen der Organisation bzw. die Zufriedenheit des Kunden ausgerichtet sind.

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Aktuelle Entwicklungen hinsichtlich des Prozessmanagements in Unternehmen

Seit einigen Jahren arbeiten Organisationen bereits mit der Methode der Geschäftsprozessoptimierung. Sie setzen eine Fülle von Methoden und Instrumenten für alle Arbeitsschritte von der Identifizierung und Ist-Erhebung eines Prozesses bis zur Entwicklung, Umsetzung und Überwachung des Soll-Prozesses ein. Die Prozessverbesserung soll die Wirtschaftlichkeit und Kundenorientierung verbessern, zu einer höheren internen Transparenz und Effizienz des Arbeitsflusses führen, die Produktqualität sichern sowie die Vernetzung der Prozesse zwischen unterschiedlichen Organisationsebenen und Dritten unterstützen. Da bisher keine einheitliche Vorgehensweise für die Gestaltung von Geschäftsprozessen vorliegt, finden Sie nachfolgend den Vorschlag einer praktikablen Vorgehensweise.

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Der Weg zur Prozessorientierung – Definition Prozessmanagement

Schritt 1 – Definieren
Ein zentrales Element der Prozessorientierung ist die Fokussierung auf den Unternehmens- und Kundennutzen. In allen Projektschritten sollte deshalb immer die Frage im Raum stehen, in wie weit die geplanten Aktivitäten den Kundennutzen erhöhen und für das Unternehmen erfolgsentscheidend sind.

Schritt 2 – Analysieren und visualisieren
Hier schließt sich die Detailerhebung der Ist-Situation an, beispielsweise durch Mitarbeiterbefragung, Interviews, Dokumentenstudium. Weitere potenzielle Informationsquellen sind Produkte oder Arbeitsmittel. Im nächsten Arbeitsschritt werden die erhobenen Daten und Informationen zu einem Bild über den Ist-Prozess aufbereitet.

Ob für die Prozessdarstellung ein einfaches, manuelles Verfahren wie ein Aktivitätsdiagramm oder aber eine komplexe Modellierungsmethode (Workflow-Netze, ereignisgesteuerte Prozessketten) genutzt wird, hängt von der Zielsetzung, der Komplexität und Zielgruppe der Prozessoptimierung ab.

Schritt 3 – Bewerten und optimieren
Aus der Prozesslandkarte wird nun ein vollständiges Konzept der künftigen Prozessorganisation (Soll-Konzept) entwickelt.  Dazu werden die Prozesse priorisiert und die zu dokumentierenden Prozesse selektiert. Von besonderer Bedeutung ist hierbei die Einbeziehung der internen Prozessbeteiligten und wenn möglich auch der Kunden. Die modellhafte Darstellung des Soll-Prozesses muss mit den Beteiligten abgestimmt werden, bis ein Konsens erreicht ist. Wenn der gesamte Prozess identifiziert ist, muss er auf Mängel analysiert werden. Aus der Kritik des Bestehenden und der Rückführung auf Ursachen ergibt sich das Verbesserungspotenzial. Verbesserungspotenziale können darin liegen, dass Prozessschritte weggelassen oder in der Logik des Ablaufs verlagert, zusammengefasst oder parallel bearbeitet werden. Sowohl bei der Analyse des Ist-Prozesses als auch in der Bewertung der verschiedenen Veränderungsvorschläge kommt es darauf an, durch geeignete Darstellung Mängel und ihre Ursachen, Potenziale, wechselseitige Einflüsse, Verknüpfungen und Abhängigkeiten zu veranschaulichen. Techniken wie Entscheidungstabellen, Nutzwertanalyse oder Kennzahlenvergleiche unterstützen die Analyse und Bewertung.

Schritt 4 – Evaluieren und managen
Um die Geschäftsprozessoptimierung in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu überführen, muss der Prozessverantwortliche die weitere Entwicklung des Prozesses aufgrund von Kennzahlen und Indikatoren beobachten und steuern. D.h., ob und in welchem Ausmaß die Prozessoptimierung den Zielen entsprechend gewirkt hat, sollte in einem angemessenen Zeitabstand nach Umsetzung des Soll-Konzeptes überprüft werden.

Fragen der Erfolgskontrolle können z. B. sein:

  • Sind die Mängel behoben und Potenziale genutzt?
  • Sind spürbare Arbeitsentlastungen eingetreten?
  • Sind Effizienzverbesserungen sichtbar? Sind die Zielvorgaben erreicht worden? Was konnte umgesetzt werden, was nicht?
  • Welche Erfahrungen haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei der Neugestaltung der Prozesse gemacht? 

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Korrekturmaßnahmen & Verbesserung des Prozesses  – Definition Prozessmanagement

Die Methode zur Verwirklichung von Korrekturmaßnahmen sollte festgelegt sein, um die Ursachen von Problemen zu beseitigen (Beispiele von Problemen schließen Fehler, Mängel und nicht angemessene Prozesslenkung ein). Notwendige Korrekturmaßnahmen sind zu verwirklichen und ihre Wirksamkeit ist zu verifizieren. Sobald die Prozessanforderungen erreicht worden sind, sollte die Organisation ihre Anstrengungen auf Tätigkeiten fokussieren, welche die Prozessleistung kontinuierlich auf ein höheres Niveau verbessern.

Die PDCA-Methode könnte ein nützliches Werkzeug sein, um Korrekturmaßnahmen und Verbesserungen festzulegen, zu verwirklichen und zu lenken und leiten. Die Methode zur Verbesserung sollte festgelegt und verwirklicht sein (Beispiele für Verbesserungen schließen ein: Prozessvereinfachungen, Steigerung der Wirtschaftlichkeit, Verbesserung der Wirksamkeit, Reduktion der Prozessdurchlaufzeit).

Die Wirksamkeit der Verbesserung ist zu verifizieren. Risikoanalysewerkzeuge können angewendet werden, um potenzielle Probleme zu ermitteln. Die Ursache(n) dieser potenziellen Probleme sollten auch ermittelt und korrigiert werden, um ihr Auftreten in allen Prozessen mit ähnlichen ermittelten Risiken zu verhindern.

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