Plan Phase im PDCA Zyklus

So kommen Sie Problemen mit dem Deming Kreis auf die Spur

Eigentlich könnte es doch so schön in unserer Organisation sein – aber stattdessen herrscht vielfach eine Permanent-Hektik. Alle haben zuviel Arbeit und zu wenig Zeit. Die Probleme nehmen so langsam überhand. Eine Problemvielfalt in diesem Ausmaß, so ist es überall zu hören, gab es früher nicht. Die Motivation der Mitarbeiter sinkt, proportional zu den Erlösen. Spätestens jetzt kann nur noch das Motto helfen: „Kampf dem täglichen Sand im Getriebe“. Anders ausgedrückt: Es gilt nun „die Herrschaft des Dringenden über das Wichtige“ zu bekämpfen. Wie gelangt der Sand eigentlich in das Getriebe? Welche Probleme verursachen die Störungen des täglichen Ablaufs und führen dann zu den dringenden und störenden Feuerwehraktionen? Das Finden dieser Probleme erfordert kein hellseherisches Können, sondern schlicht und einfach die richtige Methodik. Mithilfe des PDCA Zyklus – auch Deming Kreis genannt – können Sie Probleme in Ihren Arbeitsprozessen identifizieren und verbessern.

In einem ersten Schritt – der Plan Phase – planen Sie die Verbesserungsmaßnahmen. Im Folgenden finden Sie einige methodische Ansätze der Plan Phase, mit der Sie im Rahmen des PDCA Zyklus den Sandkörnern im Unternehmens-Getriebe auf die Spur kommen.


Plan Phase – Das Problem als Barriere zwischen dem „Ist“ und dem „Soll“

Ganz pragmatisch ist ein Problem dann vorhanden, wenn die Lösung eines Sachverhaltes, d.h. einer Problematik, mit Schwierigkeiten verbunden ist. Probleme können als Hindernisse bezeichnet werden, die wir überwinden müssen, um von einem vorhandenen (meist unzulänglichen) Ist-Zustand zu einem gewünschten Soll-Zustand zu kommen. Da es unterschiedliche Merkmale zur Charakterisierung einzelner Probleme gibt, lassen sich in der Plan Phase Probleme damit zu Problemklassen zusammenfassen. Diesen Problemklassen kann dann mit der am besten geeigneten Lösungsmethode zu Leibe gerückt werden.


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Deming Kreis Plan Phase – Die Klassifizierung von Problemen währen der Plan Phase 

In der Plan Phase des PDCA Zyklus Qualitätsmanagement hat sich die Abgrenzung folgender Problemklassen bewährt:

1. Problemverwandtheit
Bestimmte Probleme sind in Bezug auf deren Ursache so eng miteinander verwandt, dass die Lösung des einen Problems auch die Lösung des anderen ist, Ausgangs- und Zielsituation können dabei jedoch völlig unterschiedlich formuliert sein. Ein Beispiel für die Klassifizierung von Problemen nach deren Verwandtheit:

• Technische Probleme
• Organisatorische Probleme

2. Problemhäufigkeit
Ein weiterer möglicher Gesichtspunkt besteht darin, Probleme nach deren Anhäufung zu gruppieren. Dabei stellt sich die Frage, wie oft es vorkommt, dass sich der IST-Zustand gleichartig vom Soll-Zustand unterscheidet. Je häufiger ein Problem auftritt, desto häufiger wird ein Sandkorn in das Getriebe eingebracht, was in jedem Fall zu zusätzlichem Arbeitsaufwand führt. Ein Beispiel für die Klassifizierung von Problemen nach Auftretenshäufigkeiten:

• Anteil je Problem-/Fehlerart
• Frequenz-/Relevanz-Beziehung der Probleme bzw. Fehler

3. Problemzeitpunkt
Ein weiterer Klassifizierungsfaktor von Problemen, den Sie in der Plan Phase des PDCA Zyklus heranziehen können, ist die Zeit. Der Entstehungszeitpunkt und der Auftretenszeitpunkt eines Problems müssen im Produktlebenslauf nicht zwangsläufig übereinstimmen. Es zeigt sich in der Praxis immer wieder, dass der Löwenanteil der Fehler in der Entwicklungs- und Planungsphase entsteht und erst in der Phase zwischen Herstellung und Benutzung auftritt. Ein Faktor des Zeitpunkts des Auftretens eines Fehlers sind die Kosten, die verursacht werden. Die Auswertung der Kosten zeigt, dass diese um eine Zehnerpotenz steigen, und zwar je Teilprozess in der Wertschöpfungskette in dem diese später auftreten. Ein Beispiel für die Problemklassifierung, bzw. Fehlern nach Entstehungs- bzw. Auftretenszeit ist folgende Abgrenzung:

  • Konzept- bzw. Entwicklungsfehler
  • Planungsfehler
  • Produktions-/DL-Fehler
  • Instruktionsfehler

4. Problemverursacher
Jede ungewollte Abweichung vom „Normalzustand“ hat eine Ursache. Es gibt einen Grund für die Veränderung von Produktlebensdauern, Produktbeschaffenheiten oder der Kundenzufriedenheit. Im Rahmen von Prozessen durchzuführende Tätigkeiten können nie hundertprozentig reproduziert werden. Dies führt dazu, dass diese sich innerhalb bestimmter Grenzen bewegen, welche sich mit den Methoden der Statistik abschätzen lassen. Zufällig auftretende Probleme verursachen diese Veränderungen mehr oder weniger ausgeprägt und können weder in Summe identifiziert noch vollständig beseitigt werden. In anderen Fällen ergeben sich abrupte Veränderungen, die dazu führen, dass der kontrollierte Bereich verlassen wird. Diese speziellen Problemursachen können im PDCA Zyklus bzw. im Deming Kreis mit entsprechendem Aufwand meistens identifiziert und eliminiert werden. Die nachfolgende Klassifizierung ist Voraussetzung, dass nicht nur „willkürliche Prozessanpassungen“, sondern wirkliche Prozessverbesserungen durchgeführt werden:

  • Zufällige (chronische) Probleme,
  • spezielle (sporadische) Probleme.

5. Problemschwerpunkte
Ein dominierendes Merkmal eines Problems ist sein Schwerpunkt. Häufig ist dieser jedoch nicht wirklich präzise zu ermitteln, da er organisationsbezogen spezifisch ist. Beispielhafte Klassifizierung von Problemkriterien nach dem Schwerpunkt:

  • Hemmende Faktoren,
  • Stärke von Wechselwirkungen.

Video: Was ist der PDCA-Zyklus?
Video: Was ist KVP/Kaizen?


Von der Analyse über die Diagnose hin zur Prognose während der Deming Kreis Plan Phase

Nachdem in einem ersten Schritt der Planungsphase ein Problem als solches gefunden bzw. erkannt wurde, muss im nächsten Schritt der PDCA Zyklus Plan Phase die Analyse des Ist-Zustandes, also eine „Ist-Analyse“ erfolgen. Eine Analyse ist dadurch gekennzeichnet, dass das zu untersuchende Objekt im Rahmen einer systematischen Untersuchung in seine Bestandteile zerlegt wird, um diese anschließend neu zu ordnen, zu untersuchen und auszuwerten. Dabei dürfen die Vernetzungen der einzelnen Elemente und deren Integration nicht außer Acht gelassen werden.Ein wichtiger Schritt vor der Analyse von Problemen innerhalb des PDCA Zyklus ist also, die Problemsituation eindeutig zu beschreiben. Dieser Schritt besteht aus zwei Teilschritten:

1. Die Rahmensituation des Problems eindeutig beschreiben, d.h. verbalisieren und abgrenzen.
2. Methodisch alle Problemquellen, -zusammenhänge und -ursachen ermitteln.

Zur genauen Beschreibung der Rahmensituation eines Problems ist es erforderlich auf die  Prozessdokumentation, einschließlich der Informationen, die wir aus Ablaufdiagrammen, Arbeitsblättern zum Prozessmodell oder Messergebnissen beziehen, zurückgreifen zu können. Die Lösung liegt doch auf der Hand! Oder: „Ich hab die Lösung. Jetzt müssen wir nur noch sehen, dass wir das Problem passend formulieren!“ Häufig wird in der Plan Phase des Deming Kreis der Fehler gemacht, die Problemanalyse viel zu schnell und zu oberflächlich durchzuführen um sofort mit der Entwicklung von Lösungsansätzen beginnen zu können! Dadurch könnten wichtige Aspekte des Problems übersehen werden und später erarbeitete Lösungsvorschläge werden dann das Problem nicht richtig lösen.


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So beschreiben Sie bei der Plan Phase die Rahmensituation eines Problems

Bevor wir daran gehen können, ein erkanntes Problem zu lösen, müssen wir genau wissen, worin es besteht: Die Voraussetzung hierzu ist eine präzise, objektive, unvoreingenommene und spekulationsfreie Beschreibung des Problems, die sich auf den Prozess konzentriert. Im nachfolgenden Beispiel eines Unternehmens, dessen Vertrieb Schwierigkeiten mit der Bestellabwicklung hat, gaben mehrere Personen zum selben Problem völlig unterschiedliche Kommentare ab:

„Das Problem ist, dass …
… die Kunden unseren Bestellprozess nicht einhalten.“
… die Dateneingabe durch die Kunden unvollständig ist.“
… unsere Internet-Formulare zu unübersichtlich sind.“
… keiner der Kunden sich die nötige Zeit zur Eingabe nimmt.“

Keine der hier beispielhaft zitierten Aussagen liefert uns eine präzise Beschreibung, worin das Problem tatsächlich besteht. Sie sind allesamt mehr oder minder fundierte Vermutungen über die vermeintliche Ursache. Die Betreffenden haben einfach von der Beobachtung sofort auf die Ursache geschlossen. Dabei wurde ein wichtiger Schritt der Plan Phase des PDCA Zyklus ausgelassen – genau zu beschreiben, worin das Problem besteht, indem

• die Fakten genannt werden,
• die Übereinstimmungen und Abweichungen konkretisiert werden und
• das Problemausmaß in Zahlen, Daten und Fakten beziffert wird.

Video: Was ist ein Prozess?
Video: Die Prozesslandkarte


So analysieren Sie bei der Plan Phase des PDCA Zyklus die Problemzusammenhänge

Wenn eine Abweichung vorliegt, dann hat der Prozess auf Grund von Fehlerursachen versagt, die es zu finden gilt. Fehlerursachen sind Störfaktoren, die eine Abweichung vom Soll ursächlich hervorrufen. Diese Störfaktoren, die möglicherweise für das Problem verantwortlich sind, müssen ermittelt werden um geeignete Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Um die Störfaktoren zu identifizieren, eignen sich die nachfolgend genannten prinzipiellen Möglichkeiten:

Identifikation falscher Vorgaben in der Deming Kreis Plan Phase 
Häufig liegen die Ursachen von Problemen in falsch definierten Vorgaben. Eine darauf ausgerichtete Untersuchung kann Hinweise auf mögliche Fehlerursachen liefern, z.B. auf Grund von Anforderungen, die nicht klar formuliert sind oder nicht von allen Beteiligten verstanden werden. Eine umfassende
Untersuchung bezieht die Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten mit ein. Suchfelder für typische Anforderungen an den Input und Output von Arbeitsprozessen sind:

• Explizite und implizite Anforderungen der Kunden,
• Anforderungen an Lieferanten bzw. Ressourcen,
• Anforderungen an die Technologie,
• Gesetzliche und behördliche Anforderungen,
• Markt-/Wettbewerbsanforderungen.

Ermittlung der Fehlerquellen in der Plan Phase des PDCA Zyklus
Sind die Anforderungen als Vorgaben korrekt definiert, lautet die logische Folge, den Arbeitsprozess selbst auf mögliche Fehlerquellen zu untersuchen. Unter Nutzung geeigneter Analysemethoden sollte eine Gruppe von Personen, die über den Arbeitsprozess und das Problem genau Bescheid weis, alle Vorgänge im Prozessablauf, untersuchen:

• Identifikation „störungsanfälliger“ Bereiche, in denen Abweichungen wahrscheinlich auftreten können,
• Untersuchung des Prozesses, ob das Fehlen einheitlicher Richtlinien Fehlleistungen zulässt,
• Überprüfung der Arbeitsinhalte, wo menschliche Irrtümer und Versehen quasi vorprogrammiert sind.


Mit diesen Werkzeugen analysieren Sie Problemzusammenhänge in der Plan Phase

In der nachfolgenden Tabelle finden Sie eine Auflistung und Erläuterung von Werkzeugen, die Sie während der PDCA Zyklus Planungsphase zur Analyse von Problemzusammenhängen und Findung von Fehlerquellen nutzen können.

Werkzeuge zur Problemanalyse im Deming Kreis Nutzungs- bzw. Anwendungshinweise zu den Managementwerkzeugen der Problemanalyse
PDCA Zyklus Plan-Stufe - AblaufdiagrammMit dem Fluss-/Ablaufdiagramm lassen sich während der Planungsphase des PDCA Zyklus Handlungs- bzw. Ablaufprozesse planen und erklären. So können Problemlösungen organisiert und Abläufe visualisiert werden. Der funktionale Zusammenhang bzw. der zeitliche Ablauf von Prozessen wird dargestellt.
PDCA Zyklus Plan-Stufe - Ishikawa DiagrammZiel des Ishikawa- bzw. Ursache-Wirkungs-Diagramms ist es, innerhalb der Deming Kreis Planungsphase die problemrelevanten Faktoren und ihre Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge systematisch und übersichtlich zu visualisieren. Dazu werden die Problemursachen, gegliedert nach Mensch, Methode, Material, Maschine und Mitwelt, in einem Fischgräten-Diagramm erfasst und durch die Mitwirkenden hinsichtlich ihrer Problemrelevanz gewichtet.
PDCA Zyklus Plan-Stufe - 5 Why MethodeDie 5-Why-Methode, kurz auch nur 5 Why’s genannt, dient im Rahmen des PDCA Zyklus zur Findung der Grundursache (root cause). Dabei fragt man mehrfach „warum?“ und dringt immer tiefer bis zur eigentlichen Ursache des Problems vor. Die 5 Why’s werden in der Plan Phase vom Deming Kreis typischerweise in Kombination mit der Ishikawa-Methode genutzt.
PDCA Zyklus Plan-Stufe - Mind MapDie Mind Map®-Methode hilft in der Deming Kreis Plan Phase, Informationen schnell aufzuzeichnen und zu strukturieren. Sie hilft Probleme zu lösen, indem man alle wichtigen Punkte auf einen Blick erfasst. Durch Mind Mapping können komplexe Informationen auf gehirngerechte Weise visualisiert, strukturiert und organisiert werden.
PDCA Zyklus Plan-Stufe - KorrelationsanalyseDie Korrelationsanalyse ist eine Methode zur Untersuchung der Enge bzw. Straffheit eines korrelativen Zusammenhangs zwischen zahlenmäßig ausdrückbaren Problemerscheinungen während der Plan Phase des Deming Kreis. Graphisch kann die Enge des korrelativen Zusammenhangs im Streuungsdiagramm dargestellt werden.
PDCA Zyklus Plan-Stufe - RegressionsanalyseZiel der Regressionsanalyse ist es, innerhalb der Deming Kreis Planungsphase Beziehungen zwischen einer abhängigen und einer oder mehreren unabhängigen Variablen festzustellen. Sie wird insbesondere verwendet, wenn Zusammenhänge quantitativ zu beschreiben oder Werte der abhängigen Variablen zu prognostizieren sind.
PDCA Zyklus Plan-Stufe - PortfolioanalyseZiel der Portfolio-Analyse im Rahmen der Problemanalyse ist die Bewertung technologischer oder organisatorischer Prozesse und Verfahren. Ihr Einsatz während der Planungsphase des PDCA Zyklus dient der systematischen Bewertung von Technologien und liefert die Basis für strategische Handlungsentscheidungen.
PDCA Zyklus Plan-Stufe - RelationsdiagrammEin Relationsdiagramm dient der Veranschaulichung der Wechselwirkungen zwischen den Ursachen eines Problems und kann während der Deming Kreis Planungsphase zur genauen Analyse von Teilbereichen des Ursache-Wirkungs-Diagramms genutzt werden. Die einzelnen Faktoren werden ihren Beziehungen entsprechend angeordnet und die Beziehung durch Wirkungspfeile veranschaulicht.
PDCA Zyklus Plan-Stufe - AffinitätsdiagrammDas Affinitätsdiagramm ist ein Werkzeug zur Strukturierung von Problemen, Ideen, Organisationen etc während der Deming Kreis Planungsphase. Im ersten Schritt wird das Problem in Stichworte zerlegt (Kärtchen), dann werden Gruppen gebildet. Zunächst werden möglichst viele Ideen genannt (Bewertung verboten) und vom Moderator an der Pinnwand dokumentiert, dann erst folgt die Ermittlung der Affinität.
PDCA Zyklus Plan-Stufe - BaumdiagrammDas Baumdiagramm schafft eine bildhafte und systematische Übersicht über Beziehungen und Abhängigkeiten eines speziellen Problems oder auch der ganzen Organisation. In der PDCA Zyklus Plan Phase eignet es sich deshalb sowohl zur übersichtlichen Darstellung von Organisationsstrukturen als auch zur Erfassung möglicher Probleme.

 

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