Check Phase im PDCA Zyklus

Im Deming Kreis Pilotergebnisse & Verbesserungserfolge überwachen

Der britische Physiker Stephen Hawking schrieb vor ein paar Jahren im Vorwort zu seinem Buch „Eine kurze Geschichte der Zeit“: „Man hat mir gesagt, dass jede mathematische Formel im Buch die Verkaufszahlen halbiert.“ Wie es scheint, wirkt sich die in der ISO 9001 : 2015 formulierte Vorgabe, dass Prozesse und Produkte anhand von Zahlen, Daten und Fakten zu überwachen und zu messen sind, ähnlich unpopulär auf die Motivation aus, die Norm umzusetzen. Messungen und exakte Überwachungsmethoden gelten in vielen Organisationen als nicht praktikabel, zu theoretisch bis unnütz und sind deshalb weitgehend verpönt. Was in solchen Organisationen nicht realisiert wird, ist die Tatsache, die bereits Lord Kelvin erkannte: „Was man nicht messen kann, kann man auch nicht verbessern“. Auf dieser Seite zur Check Phase des PDCA Zyklus finden Sie wichtige Anregungen und Hinweise, wie Sie im Deming Kreis die Ergebnisse – zum Beispiel aus Pilotprojekten – erfassen und messen, um diese als Entscheidungsbasis der ACT-Stufe nutzen zu können.

Check Phase im PDCA Zyklus – Kein Deming Kreis ohne Messung und Überwachung

Nachdem das Pilotprojekt die ersten Ergebnisse liefert, müssen Sie sich fragen, ob das Ziel erreicht wurde und das, was Sie sich vorgenommen haben, auch wirklich eingetreten ist. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Lösung schon irgendwie funktionieren wird, finden Sie es in der Check Phase des PDCA Zyklus heraus! Eine sinnvolle Strategie ist der Vorher-/ Nachher-Vergleich. Wenn Sie messen, ordnen Sie Produkten oder Ereignissen Zahlenwerte zu, für die es eine bestimmte Maßeinheit gibt. Nach Durchführung von Verbesserungsaktivitäten müssen Sie in der Check Phase des PDCA Zyklus messen um zu erfassen, wie es um die Änderungseffekte der Arbeitsprozesse bestellt ist. Innerhalb vom Deming Kreis ermöglicht die Check Phase für alle am Verbesserungsprozess Beteiligten:

  • das geänderte Vorgehen nachzuvollziehen und bei Abweichungen in geeigneter Weise zu reagieren.
  • angepasste Überwachungswerkzeuge für den Prozesseigner zu verifizieren.
  • Ergebnisse abschließend zu ermitteln, um diese als Basis der Act-Phase zu bewerten und zu dokumentieren.
  • Erfahrungen für zukünftige Prozessverbesserungen zu dokumentieren.
  • Informationen bereitzustellen bzw. neue Projekte anzustoßen.

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Diese Prozesskriterien der Check Phase des PDCA Zyklus sollten Sie bei der Messung berücksichtigen

Prinzipiell kann in der Deming Kreis Check Phase jedes quantifizierbare Prozesselement gemessen werden. Die Frage ist, inwieweit es Aufschluss gibt, ob der Prozess die geforderten Verbesserungsanforderungen erfüllt. Zum Auffinden bzw. zur Entwicklung von sinnvollen Messgrößen müssen Sie sich deshalb die in der Plan-Phase des PDCA Zyklus festgelegten Zielvorgaben heranziehen. Das Auffinden von Messmöglichkeiten soll nachfolgend am Beispiel des Schreibens eines Briefes verdeutlicht werden. Lautete die Zielvorgabe zum Beispiel „Reduzierung der Stütz- bzw. Blindleistung“, könnten zur Erfolgsbewertung ggf. folgende Messgrößen hilfreich sein:

• Input-Messgrößen:
– Qualität des Schreibpapiers
– Verfügbarkeit von Textvorgaben für Inhalt und Format
– Aktualität der Schreibvorschriften
• Messgrößen im Prozess selbst:
– Bearbeitungszeit (Durchlaufzeit)
– Fehlerfreiheit im ersten Schreibdurchgang (First pass yield)
• Anzahl der Durchläufe pro Vorgang
• Verfügbarkeit und Stabilität des Textverarbeitungssystems
• Vorhandene Schreibkapazitäten
• Kompetenz der tätigen Personen
• Output-Messgrößen:
• Anzahl Textseiten
– fehlerfreie/-behaftete Seiten
– Anzahl Fehler je Seite
– Zeitaufwand pro Seite

An der Zielerreichung beteiligte Prozesse während der Check Phase des PDCA Zyklus identifizieren

Bei diesem Schritt der Check Phase des Deming Kreis müssen Sie als erstes abgrenzen, in welchen Prozessen gemessen werden soll. Sie müssen den Prozess auswählen, von dem Sie wissen oder vermuten, dass dessen Prozessleistung Einflüsse auf das für Ihr Verbesserungsziel relevante Prozessergebnis hat. Hat ein bestimmter Prozess Wechselwirkungen mit den zielrelevanten Arbeitsaktivitäten? Gibt es einen Prozess, der die Qualität des zielrelevanten Prozessoutputs, z.B. eines materiellen oder immateriellen Produkts maßgeblich mit beeinflusst? Wenn ja, dann liefert das Messen dieses Prozesses Anhaltspunkte für den Verbesserungsstand.

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Die für die Messung relevanten Kennzahlen in der  Check Phase des PDCA Zyklus ermitteln

Das Wissen um die zielrelevanten Prozesse können Sie nun nutzen, um in der Deming Kreis Check Phase zu entscheiden, welche Art von Messung Ihnen dabei helfen kann, den Erfüllungsgrad der Verbesserungsziele zu bewerten. Sie können die Input-Qualität in Form der gelieferten Materialien und Informationen messen, um festzustellen, wie es um die Prozesse unserer Lieferanten bestellt ist. Wenn schon der Input nicht mit den Anforderungen übereinstimmt, können Prozesse schwerlich einen Output hervorbringen, der die Anforderungen erfüllt. Wenn Sie operative Elemente der Umsetzungsqualität des Prozesses messen wollen, sollten Sie bei den Inputs zur Prozesssteuerung ansetzen, wie

  • der Ausrüstung und den Einrichtungen,
  • den Verfahrensvorgaben,
  • der Ausbildung und Kompetenz,
  • den Leistungsstandards.

Den größten Aufschluss aller Prozesselemente, ob der Prozess die Anforderungen erfüllt und wie sie verbessert werden können, kann Ihnen natürlich die Output-Qualität in Form des Prozessergebnisses geben. Welche Messung ist am sinnvollsten? Um das zu entscheiden, bedarf es den Kenntnissen der Personen, die unmittelbar am Prozess oder an der Durchführung von Verbesserungen beteiligt sind.

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Verfahren für die Erfassung der Messdaten in der Check Phase des PDCA Zyklus auswählen

Ein Werkzeug, welches in der Deming Kreis Check Phase fast immer am Ort der Messung benötigt wird, ist ein Kontrollblatt. Mit einem Kontrollblatt (z.B. einer Fehlersammelliste) können Daten unmittelbar nach der Beobachtung festgehalten werden. Welche konkrete Form das Kontrollblatt haben sollte, hängt davon ab, welcher Prozess gemessen wird und was Sie dabei erfahren wollen. Bei manchen Prozessen muss vielleicht nur festgehalten werden, wie oft eine bestimmte Abweichung auftritt. In unserem Beispiel wäre dies ein Kontrollblatt zur Erfassung der Anzahl von Schreibfehlern in den Briefen. In anderen Prozessen sind vielleicht spezifische Messdaten für bestimmte Messbereiche zu erfassen. Das Kontrollblatt muss also immer für den jeweiligen Arbeitsprozess entwickelt werden.

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Zuständigkeiten für die Erfassung der Messdaten in der Check Phase des PDCA Zyklus festlegen

Denken Sie daran die Verantwortlichkeiten, sowohl für Erfassung von Messdaten, als auch für deren Aufzeichnung festzulegen. Wichtig ist hier, dass alle Beteiligten die Anforderungen an diese Aufgabe verstehen, damit keine Missverständnisse aufkommen.

In den meisten Fällen sollten die unmittelbar an einem Prozess beteiligten Mitarbeiter für die Erfassung der Messdaten verantwortlich sein. Nur dann kann die Vertrauenswürdigkeit von Daten sichergestellt werden. Deren Aufzeichnung dagegen, kann über mehrere Messstellen häufig übergeordnet erfolgen.

Auswertung und Darstellung der Messergebnisse der Check Phase des PDCA Zyklus wählen

Bei diesem Schritt der Check Phase des Deming Kreis gilt es zuerst die Frage zu klären, in welcher Art und Weise über die Messergebnisse informiert werden soll. Unabhängig von der Methode kommt es darauf an, dass die Informationen zuverlässig dahin gelangen, wo sie benötigt werden. Den beteiligten Mitarbeitern sollten diese in leicht verständlicher Form und zeitnah übermittelt werden, um rasches Eingreifen zu erlauben. Beispielhafte Möglichkeiten:

  • An zentraler Stelle ausgehängte (Mess-) Diagramme
  • Kopie von Besprechungsprotokollen zu den Messergebnissen
  • Lesezugang zu Berichten der Prozessüberwachung

Beim Kommunizieren von Messergebnissen sollten Sie besonders darauf achten, wie und wem diese präsentiert werden. Wenn Messungen dazu missbraucht werden, Kollegen bloßzustellen oder ihnen Schuld zuzuschieben, trägt dies nicht zur Verbesserung der Prozesse bei!

Verteilerkreis zur Weiterleitung der Ergebnisse aus der Check Phase des PDCA Zyklus definieren

Ein Messung in der Check Phase des Deming Kreis ist sinnlos, wenn sie keine Informationen liefert, die der Entscheidungsfindung dienen. Die aufschlussreichen Messdaten müssen deshalb an den Personenkreis weiter geleitet werden, der die notwendigen Entscheidungen treffen kann. Messergebnisse sollten allen Personen mitgeteilt werden, die am Verbesserungsprojekt beteiligt sind. Dazu gehören:

  • die im relevanten Prozess tätigen Personen,
  • das Management des Bereichs,
  • alle, die zur Verbesserung beitragen können, z.B. Lieferanten oder Kunden.

Das war die Check Phase des PDCA Zyklus. Per Klick auf WEITER geht's direkt zur nächsten Stufe - der Act Phase.

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