PDCA Zyklus

Was ist der PDCA Kreislauf und wie läuft dieser ab?

Der PDCA Kreislauf (Deming Kreis), dient der Optimierung des betriebsinternen Qualitätsmanagements. Der PDCA Zyklus geht den Problemlösungsprozess in den Schritten „Plan – Do – Check – Act“ an. Übersetzt werden die Phasen dabei mit „Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln“.

William Edwards Deming gehörte nach dem Zweiten Weltkrieg als Wirtschaftsberater zum Kommando von General McArthur, der den Wiederaufbau der japanischen Wirtschaft steuerte. Im Zuge der Bemühungen, den japanischen Managern eine erfolgreiche Grundhaltung zu vermitteln, nutzte Deming, den so genannten PDCA Kreislauf – auch Deming Kreis genannt -, um seine Vorstellungen einer verbesserungsorientierten Organisation transparent zu machen. Frei von irregeleitetem Nationalstolz sowie unbelastet vom europäischen „Not-Invented-Here-Syndrom“ haben die Japaner mit japanischem Fleiß und Akribie die Idee des Amerikaners aufgenommen, den Plan Kreislauf umgesetzt und wie wir alle wissen die weltwirtschaftlichen Schwerpunkte dabei zu ihrem Vorteil gesetzt. Da die Anwendung des Deming Kreis im Westen lange nicht richtig verstanden wurde, finden Sie auf dieser Seite einige Anregungen zu dessen erfolgsbringenden Umsetzung.

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PDCA Zyklus – Einleitung
1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act
5. Standardisierung mittels PDCA


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„Always touch a running System“ anstatt „Never touch“ – Das Motto des PDCA Zyklus

Verbessern bedeutet vorrangig Probleme lösen. Probleme lösen wiederum heißt, lernen und verändern. Veränderung bedeutet besser angepasst überleben, sowohl in der Natur als auch in der Wirtschaft. Die Lernfähigkeit wurde somit allgemein als Voraussetzung für den langfristigen Bestand eines Unternehmens erkannt. Die Deming-Philosophie  und somit das PDCA-Modell fasst diese Erkenntnis auf, indem sie den Status Quo der Organisation permanent in Frage stellt und überall im Unternehmen in einem wiederkehrenden Regelkreis Verbesserungen an Abläufen und Prozessen startet. Anstatt „Never touch“ lautet das Motto des Deming Kreis demnach „Always touch a running system“. W. E. Deming erläuterte den lernbegierigen Japanern im Jahre 1950 seinen aus den vier Schritten „Plan-Do-Check-Act“ (P-D-C-A) bestehenden PDCA Zyklus, als das grundlegende Modell andauernder Verbesserung. Diese Denkweise initiierte den Erfolg der Japaner im weltweiten Wettbewerb. Die Anwendung vom Deming Kreis wurde in Japan schließlich unter dem Namen „Kaizen“ weltbekannt!


Der operative und der evolutionäre Zyklus

Der Deming Kreis bzw. der PDCA Kreislauf ist sehr abstrakt, für manche Mitarbeiter im Unternehmen sogar zu abstrakt. Das führt dann nicht selten zu Aussagen wie „Das machen wir doch permanent in unserer täglichen Arbeit!“, „Dazu benötigen wir kein spezielles Konzept.“ oder „Verbesserungen setzen wir immer sofort um!“. Bei genauer Betrachtung ist es jedoch meist so, dass damit nur „Nachbesserungen“ und nicht „Verbesserungen“ gemeint sind. Nachbesserungen sind häufig nur Eingriffe in den operativen Regelkreis mit dem Ziel eine akute Abweichung „auszusteuern“. Eine ursächliche sowie nachhaltige Verbesserung ist auf diese Weise nicht realisierbar.

Im operativen Regelkreis
… wird bei festgestellten Abweichungen an Produkt / Leistung im Rahmen vorher festgelegter Maßnahmen in den (Fertigungs-)Prozess eingegriffen, um die gegenwärtige Entstehung oder das weitere Auftreten von Fehlleistung zu verhindern.

Der evolutionäre Regelkreis
… dagegen führt auf Basis von Erkenntnissen und Resultaten aus dem operativen Bereich zu konzeptionellen Optimierungen von Systemen oder Prozessen, die wieder in den Regelkreis der Qualität einfließen. Ziel der evolutionären Regelung ist das Verhindern von Fehlleistung in der Zukunft.

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Was ist der Deming Kreis – PDCA Zyklus – im Qualitätsmanagement?

Der evolutionäre Zyklus im PDCA Kreislauf ist als nie endender Prozess zu verstehen, ohne Anfang und Ende. Es ist sehr hilfreich, sich den Kreis als eine Spirale nach oben vorzustellen, da jeder Durchlauf mit dem Ergebnis eines Verbesserungs-Zyklus die Organisation auf eine höhere Ebene „hievt“. Dabei ist nicht nur die individuelle Perspektive zu beachten, sondern unternehmensweit geht es darum, in solchen kleinen oder größeren P-D-C-A-Zyklen zu denken und zu handeln.

„Überlege jeden Tag wobei Du etwas besser machen kannst“

Um das Prinzip des evolutionären Zyklus jedoch erfolgreich anwenden zu können, sind in der Organisation drei Grundannahmen zu beachten:

  • Jede Aktivität des Unternehmens ist als Teil eines Prozesses aufzufassen und kann entsprechend verbessert werden.
  • „Quick hits“ als Problemlösungen allein genügen nicht, fundamentale Veränderungen sind erforderlich
  • Das Top-Management muss Vorbild sein und handeln (Commitment), die passive Übernahme der Verantwortung ist dabei nicht ausreichend.

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Welche Phasen hat der PDCA Zyklus?

Nachfolgend finden Sie die einzelnen Phasen des PDCA Zyklus bzw. PDCA Kreislauf im Detail erläutert.

PLAN – Qualität planen

Was können wir tun? In der Planungsphase der PDCA-Methode erfolgt eine detaillierte Analyse der Ist-Situation. Auf konzeptioneller Ebene ist dies zum Beispiel die Formulierung einer Qualitätsstrategie, d.h. Qualitätspolitik. Im Prozessumfeld sind dabei die problemspezifischen Daten zu ermitteln. Systematische Vorgehensschritte sind die Datenerhebung, Datenanalyse sowie Datenauswertung mittels Qualitätstechniken. Die Formulierung messbarer Ziele stellt sicher, dass später (im Check-Schritt) zu erkennen ist, ob das Ziel erreicht wurde.

DO – Ausprobieren

Lasst es uns ausprobieren!
In der Umsetzungsphase geht es darum, einen Verbesserungsplan auszuarbeiten und ggf. Prüfpunkte zur Ermittlung der Wirkung der Maßnahmen festzulegen. Machen Sie die Betroffenen zu Beteiligten, indem Sie die betreffenden Mitarbeiter mit dem Plan vertraut machen (evtl. Workshops) und die Durchführung der geplanten Optimierungen im Rahmen eines repräsentativen Umfangs (z.B. eines Pilotprojektes) organisieren.

CHECK – Überprüfen

Wurde das gewünschte Ergebnis erreicht?
Der PDCA Zyklus bzw. Deming Kreis kann nur dann wirksam sein, wenn präzise beobachtet bzw. gemessen wird. Dann liegt auf Grund der Messergebnisse eine gute Orientierung vor, um die richtige Handlungsalternative zu wählen.

Die Schritte der Prüfphase: Erfassen der Situation, d.h. an den vorgesehenen Prüfpunkten Daten ermitteln und feststellen, ob die Zielsetzung der Planungsphase erreicht wurde. Im Fall von unwirksamen Maßnahmen bedeutet dies, „Gehe nicht über Act, begib Dich direkt wieder zu Plan!“.

ACT – Standardisierung

Lasst es uns in Zukunft grundsätzlich so machen!
Ein Standard ist für die Organisation kein Selbstzweck, sondern dient als Orientierung dafür, wie etwas gut gemacht wird. Ein Standard beschreibt eine Vorgehensweise, einen Zustand oder eine Anforderung. Er ist schließlich der Oberbegriff für Vorgehensprinzipien, Regeln, Vorschriften, Kriterien, Normen etc.. Eine gute Definition was Standardisierung hier meint, ist die „Best Practice“, also die „beste zur Zeit verfügbare Praktik“ ein gewünschtes Ergebnis zu erreichen. Kontinuität wird nur möglich, wenn das Erreichte bewahrt werden kann.

Gleichwohl gilt: Ein irgendwann definierter Standard existiert nur so lange, bis er schließlich durch einen noch besseren Standard abgelöst wird. Was heute für die Organisation vorteilhaft ist, muss nicht auch noch morgen sinnvoll sein. So funktioniert der kontinuierliche Verbesserungsprozess sowie das Prinzip des PDCA Zyklus !

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