Das Auditprogramm

Sicherstellung einer effektiven Auditplanung

Jedes QM Audit ISO 9001 muss sorgfältig geplant und vorbereitet werden. Die einzelnen Auditarten unterscheiden sich zwar in der Art und Weise der Durchführung, allen gemeinsam sind jedoch einige wichtige Schritte in der Planungsphase. Diese sind die Erstellung, die Genehmigung und die Umsetzung der Auditprogramme. Oftmals wird das Auditprogramm dabei häufig als Auditjahresplan verwechselt, welcher regelt, wer wann welche Abteilung auditiert. Dabei ist ein solches Programm viel mehr als eine reine Planung. Laut der ISO 19011 versteht man unter einem Auditprogramm einen Satz von einem oder mehrerer Audis, die über einen bestimmten Zeitrahmen geplant sind und dabei ein bestimmtes Ziel verfolgen.

Auf dieser Seite erfahren Sie, was bei den einzelnen Schritten der Audit Planungsphase geschieht und wie sich ein Auditprogramm von einem Auditjahresplan unterscheidet.


Das Auditprogramm und die Planungsphase vom Audit ISO 9001

Wie eingangs bereits erwähnt ist eine gute Vorbereitung eines Audit ISO 9001 ein wichtiger Meilenstein für die erfolgreich Auditumsetzung. Im Folgenden werden Ihnen die drei verschiedenen Schritte der Planungsphase vorgestellt und Sie erfahren, was während der einzelnen Schritte geschieht.

Schritt 1 – Erstellung vom Auditprogramm
Als erstes gilt es nun ein Auditprogramm zu erstellen. Dieses wird von dem für die Qualitätssicherung zuständigen Bereich des Unternehmens, entsprechend den folgenden Punkten, erstellt:

  1.  Auditziele (Art des Audits, interne, externe Forderungen)
  2. Auditumfang (Organisationseinheiten, Standorte, Elemente, Termin)
  3. zu auditierende Personen (Verantwortliche bzgl. Auditumfang)
  4. Referenzdokumente (z.B. Norm, Handbuch)
  5. Namen aller Auditoren
  6. Sprache (für Audit und Bericht)
  7. Datum und Ort des Audits
  8. zu auditierende Organisationseinheiten
  9. voraussichtlicher Zeitpunkt und Dauer der Audittätigkeiten
  10. Forderungen hinsichtlich der Vertraulichkeit
  11. Verteiler für Auditbericht, vorauss. Datum der Herausgabe des Berichts

Schritt 2 – Genehmigung
Die Oberste Leitung genehmigt das Konzept, informiert die betreffenden Bereiche und unterstützt sämtliche Aktivitäten ideell und materiell. Das Konzept umfasst die Aufgabenstellung und die Zielsetzung des Qualitätsaudits.

Schritt 3 – Umsetzung
Das Qualitätsaudit wird als verbindliche Vereinbarung allen zu auditierenden Bereichen bekannt gemacht. Menschlich und fachlich geschultes Auditpersonal wird mit der Durchführung beauftragt. Die technischen Voraussetzungen für die Durchführung werden geschaffen.


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Audit ISO 9001 – Das Auditprogramm ist nicht gleich ein Auditjahresplan

„Auditprogramm – das unbekannte Wesen“. Dieser Satz beschreibt den Begriff sehr treffend, da auf die Frage in der Organisation nach dem Umgang mit diesem Werkzeug häufig ein: „Was meinen Sie eigentlich ganz genau damit?“ entgegnet wird. Wird die Fragestellung mit dem Begriff „Auditjahresplan“ konkretisiert, dann erfolgt sofort ein vermeintlicher Aha-Effekt: „Das ist also nur die Auflistung der Audittermine über das Jahr gesehen“! Dies ist jedoch das größte Missverständnis, da ein Auditprogramm vielmehr ist, als eine Terminierung von Audits. Lesen Sie im Folgenden, was ein professionelles Auditprogramm vom Auditjahresplan unterscheidet.

Video: Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Audits
Video: Interne Audits – der Auditkreislauf und seine Akteure


Audit ISO 9001 – Die DIN EN ISO 9001 fordert ein (echtes) Auditprogramm

Um den Vorgaben zur richtigen Umsetzung auf die Schliche zu kommen, bietet sich eine „Normenanalyse“ in drei Schritten an:

Schritt 1: 
Derartige Begrifflichkeiten des Qualitätsmanagements werden bekannterweise in der DIN EN ISO 9000 erläutert. Nach dieser Norm ist ein Audit ein „Satz von einem oder mehreren Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant werden und auf einen spezifischen Zweck gerichtet sind.“ In der zugehörigen Anmerkung wird nochmals klargestellt, dass ein Auditprogramm alle Tätigkeiten, die für das Planen, Organisieren und Durchführen der Audits erforderlich sind, enthält.

 Schritt 2: 
Eine Antwort, welche Tätigkeiten hier mindestens enthalten sein müssen, findet sich in der DIN EN ISO 9001 : Im Zusammenhang mit dem Auditprogramm ist nachzuweisen, dass folgende Aspekte berücksichtigt werden:

  • Der Status und die Bedeutung der zu auditierenden Prozesse und Bereiche sowie die Ergebnisse früherer Audits.
  • Festlegung der Auditkriterien, des Auditumfangs, die Audithäufigkeit und der Auditmethoden.
  • Die Durchführung der Audits muss Objektivität und Unparteilichkeit des Auditprozesses sicherstellen. Die Auswahl der Auditoren muss sicherstellen, dass diese ihre eigene Tätigkeit nicht auditieren.

Schritt 3: 
Da diese „Muss-Vorgaben“ der DIN EN ISO 9001 einen etwas rudimentären Charakter besitzen und keine operativen Hinweise zur Umsetzung enthalten, bietet sich ein Blick in das Regelwerk für die „beste Praxis des Auditierens“, die DIN EN ISO 19011, an. Hier finden wir umfangreiche, ergänzende Hinweise zu den Vorgaben der DIN EN ISO 9001.


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Audit ISO 9001 – Erhöhen Sie mit dem Auditprogramm Ihren Geschäftserfolg

Interne Audits stellen ein wichtiges Instrument zur Steuerung und Überwachung von Managementsystemen dar. Da Managementsysteme kein Selbstzweck sind, müssen diese einen Beitrag zum Unternehmenserfolg bzw. den Zielsetzungen der Organisation leisten. Dies ist jedoch nur dann gegeben, wenn das Auditwesen als ein Steuerungsinstrument in das Unternehmen fest integriert ist. Berücksichtigen Sie in Ihren Auditprogrammen deshalb unbedingt die folgenden Aspekte:

  • Synchronisieren Sie die Zielsetzungen und den Umfang der Audits mit den übergeordneten Qualitätszielsetzungen und sorgen Sie für messbare Ziele.
  • Beauftragen Sie einen Manager, der über ein allgemeines Verständnis der Auditprinzipien und über die Anwendung von Auditmethoden verfügt.
  • Integrieren Sie in Ihr Pflicht-Verfahren „Internes Audit“ gemäß der DIN EN ISO 9001 Vorgaben des Managements Ihres Auditprogramms.
  • Ermitteln Sie die erforderlichen Ressourcen und sorgen Sie für deren Verfügbarkeit: Personalressourcen, Zeitressourcen, finanzielle Ressourcen für die Entwicklung, Schulung, Durchführung und Verbesserung der Audittätigkeiten.
  • Führen Sie im Rahmen der Umsetzung der Audits geeignete Aufzeichnungen zur Überwachung, zum Nachweis der Umsetzung und zur Verbesserung vom Auditprogramm.

In den Anhängen der ISO 19011 steckt Wissen

Was vielen Normen vorgeworfen werden kann ist, dass diese zu abstrakt und theoretisch verfasst sind, dies ist im Fall der DIN EN ISO 19011 nicht gerechtfertigt. Enthält doch der Anhang A eine umfassende Anleitung mit anschaulichen Beispielen für disziplinspezifisches Wissen und Fertigkeiten (unterschiedlicher Branchen!) zur Auswahl von Auditoren. Im Anhang B finden Sie eine zusätzliche Anleitung für Ihre Auditoren zum Planen und Durchführen von Audits. Diese umfassen die Anwendung von Auditmethoden von der Auditplanung bis zur Auditberichterstattung und den Umgang mit Auditfeststellungen.

 

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