Zeitmanagement für den QMB – Methoden der Zeitplanung

Haben Sie Zeit? Jetzt könnten Sie als Qualitätsbeauftragter mit, „Ja, sonst würde ich diese Zeilen ja nicht lesen!“, entgegnen. Die Frage ist trotzdem berechtigt, denn Zeit ist für uns Menschen das wertvollste Gut überhaupt. Die Tatsache, dass das Wort Zeit der meistgebräuchlichste Begriff unserer Sprache ist, unterstreicht dies eindrucksvoll. Ihre Zeit können Sie nicht gewinnbringend anlegen, vermehren, oder gar ansparen. Zeit verrinnt permanent und unaufhaltsam und kann auch für keinen Betrag der Welt zugekauft werden. Zeit ist also immer knapp. Die Frage müsste nun lauten, wie organisiere oder nutze ich meine Zeit bestmöglich, um mit anderen effektiv zusammenzuarbeiten. Leider gibt es im Tagesgeschäft eines QMB – Qualitätsbeauftragter verschiedene Störenfriede die dies verhindern wollen. Dies sind die Zeitfresser, Zeitdiebe oder Zeitfallen die eine Gemeinsamkeit haben. Sie lauern überall. Daher ist es wichtig, diese rechtzeitig zu erkennen und konsequent gegenzusteuern. Lesen Sie auf dieser Seite wie. 

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Improvisation – die größte Gefahr für den QMB in die Zeitfalle zu tappen

Wer seine Zeit nicht selbst plant, wird von anderen verplant! Die Folge heißt häufig Improvisation, um auf die damit verbundenen unvorhergesehenen oder plötzlich eintretenden Ereignisse mit schnellen oder vorläufigen Maßnahmen zu reagieren. Richtig professionell klingt dies nicht! Wollen Sie dies vermeiden, lautet die Strategie: Durch Disposition und Planung die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu gestalten.

Beim Zeitbudget herrscht Demokratie: Jeder von uns hat einen gleichen täglichen Zeitumfang von 1440 Minuten zur Verfügung. Je nach Beruf und Berufssituation können oder müssen wir nun dieses Zeitbudget nach unseren Prioritäten nutzen. 

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Wertanalyse der Zeitverschwendung im Tagesablauf des QMB

Als Qualitätsbeauftragter ist Ihr Tagesablauf gekennzeichnet und charakterisiert durch Ihre betrieblichen Aufgaben, durch übergeordnete und untergeordnete Bereiche bzw. Einheiten und Instanzen und durch die Kommunikations- und Informationswege. Die Erfüllung dieser betrieblichen Aufgaben eines QMB – Qualitätsbeauftragter ist ein Prozess, bei dem eine Ablaufstruktur entsteht, welche es zu optimieren gilt. Um sorgsam und erfolgreich mit seiner Zeit umzugehen gilt es folgende Geheimnisse zu lüften:

• Wie viel Zeit benötige ich?
• Wie setze ich meine Zeit optimal ein?
• Wie und wo kann ich Zeit gewinnen?

Diese drei Fragen sind die Grundlage für eine wirkungsvolle Leistungsentfaltung. Im Zuge eines erfolgreichen Zeitmanagement gilt das Gesetz der Physik:

Leistung = Arbeit/Zeit

Im Folgenden werden Zeitmanagement Methoden und Arbeitstechniken vorgestellt, die Ihnen dabei helfen, als QMB – Qualitätsbeauftragter mehr Leistung durch Reduzierung des dafür notwendigen Zeitaufwandes, bzw. durch Erledigung der werthaltigeren Aufgaben zu erreichen.

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Durchbrechen Sie als Qualitätsbeauftragter die Dominanz des Dringenden über das Wichtige

Wer sich etwas Zeit für die Planung nimmt, gewinnt Zeit bei der Durchführung. Als Faustregel kann gelten, dass zu jeder planenden Periode (Tag, Woche, Monat, Jahr) etwa 1 – 2% für Planungszeit angesetzt werden sollte. Für jeden Tagesstart wären dies also etwa 5 – 10 Minuten! Wenn Sie sich zur Gewohnheit machen, jeden Tag zu Beginn Ihrer Tätigkeit diese Zeitspanne zur Zeitplanung für den Tag zu nutzen, dann können Sie das Mehrfache an Zeit täglich gewinnen. Die Vorteile der Methoden der Zeitplanung liegen förmlich auf der Hand:

• Höhere Sicherheit der Zielerreichung durch eine realistische Be-
trachtung der Ziele unter dem Aspekt verfügbarer Zeit
• Zeitreserven bzw. Zeitgewinn für strategisch wichtige Aufgaben und
Ziele bzw. für einen leistungsfördernden Ausgleich zwischen
Arbeits- und Freizeit
• Handlungsfähigkeit durch Überblick über alle anstehenden Aufgaben
und Projekte
• Klare Prioritäten durch eine Rangordnung der wichtigen und weniger
wichtigen Aufgaben und Tätigkeiten
• Termintreue durch selbstgesteuerte Termingestaltung, Erfassung des
Zeitbedarfs etc.
• Zeitreserven für Unvorhersehbares durch Planung von Pufferzeiten
• Stressabbau und mehr Arbeitsfreude durch Reduzierung des Termin-
drucks.  

Bei den Methoden der Zeitplanung hat sich die 60:40-Faustregel bewährt. Das bedeutet, dass nicht die gesamte Planungsperiode verplant und festgelegt werden sollte, da immer unvorhergesehene  Ereignisse eintreten können. Deshalb gilt im Zeitmanagement und bei der Anwendung von Methoden der Zeitplanung :

• 60% für terminierte/geplante Aktivitäten
• 20% für unerwartete Aktivitäten
• 20% für kreative, spontane Aktivitäten

Für die planbaren 60% der Zeit gilt als wichtiges Werkzeug die so genannte ABC-Analyse.

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Als QMB Qualitätsbeauftragter die richtigen Dinge tun – Zeitmanagement per ABC-Analyse

Die ABC-Analyse repräsentierte eine von verschiedenen Methoden der Zeitplanung und ermöglicht Ihnen, alle Aktivitäten, die Sie als Qualitätsbeauftragter durchführen, zu klassifizieren und in eine Zeit-Wert-Rangfolge zu bringen. Eine solche Analyse und deren Einteilung folgt dem Pareto-Prinzip der Wichtigkeit. Dabei sind:

A-Aufgaben (++): Ihre wichtigsten Aufgaben
B-Aufgaben (+): Nur durchschnittlich wichtige Aufgaben
C-Aufgaben (-): Unwichtige, zeitraubende Routinearbeiten

Durch eine wertanalytische Betrachtung der Zeitverwendung zeigt sich regelmäßig, dass der aufgewendete Zeitanteil von A-, B- und C-Aufgaben nicht unbedingt mit dem Wert der durchgeführten Aufgaben korrespondiert. Im Gegenteil: Oft wird die meiste Zeit mit vielen, nebensächlichen Aktivitäten (C) vertan, die dann für die wenigen, erfolgsrelevanten Aufgaben (A) fehlt. Der Schlüssel für ein erfolgreiches Zeitmanagement als Qualitätsbeauftragter liegt darin, den geplanten Aktivitäten eine eindeutige Handlungspriorität zuzuordnen:

Auf die A-Aufgaben konzentrieren

Wie die Grafik zeigt, machen Ihre wichtigsten Tätigkeiten gerade mal 15% der gesamten Aufgabe aus, tragen zu Ihrem Gesamterfolg jedoch zu 65% bei! Unter A-Aufgaben fallen beispielsweise alle Aufgaben, die …

• … zur Erreichung der gesetzten Unternehmensziele beitragen,
• … kein anderer Mitarbeiter der Organisation erfüllen kann,
• … auf Grund der Komplexität einen Gesamtüberblick erfordern.
• … bei nicht Erfüllung außergewöhnlich viel Ärger mit sich bringen.
• … mit Mitarbeiterführung zu tun haben.
• … die Unternehmensphilosophie betreffen.

Konsequenz: A-Aufgaben müssen Sie sofort erledigen. Meist sind diese nicht delegierbar und besitzen für die Erfüllung der von Ihnen ausgeübten Position größten Wert.

Die B-Aufgabe ggf. delegieren

20% Ihrer anfallenden Arbeiten können Sie als maximal „durchschnittlich wichtig“ einstufen, da diese nur zu 20% zu Ihrem Gesamterfolg beitragen.
Konsequenz: B-Aufgaben sollten Sie, sofern möglich, zu Gunsten der A-Aufgaben weg delegieren.

C-Aufgaben möglichst vermeiden

65% Ihrer Aufgaben sind lt. der Grafik „weniger wichtig“, da diese nur zu 15% zu Ihrem Gesamtkatalog beitragen.
Konsequenz: Nehmen Sie diese zeitraubenden Tätigkeiten besonders kritisch unter die Lupe. Fragen Sie sich:

• Ist mein persönliches Engagement hier wirklich notwendig?
• Sind diese Aufgaben automatisierbar, delegierbar oder durch Prozessänderungen vermeidbar?

Typische C-Aufgaben sind viele Verwaltungsarbeiten, Ablage, einfache Korrespondenz, Papierkram, einfache Telefonate, Dokumentation etc. …

Um einen exakten Überblick über Ihren tatsächlichen Zeiteinsatz und eine Optimierungsbasis zu bekommen, sollten Sie z.B. für eine Woche ein Zeitprotokoll erstellen, indem Sie genau aufschreiben, wie viel Zeit Sie für welche Aktivität benötigen.


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