Definition Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) – Aufgaben und Kompetenzen

Der Qualitätsbeauftragte, auch kurz QMB oder Qualitätsmanagementbeauftragter ist die zentrale Person und Funktion innerhalb eines QM-Systems nach ISO 9001. Bis zur aktuellen Revision ISO 9001:2015 war die Rolle eines Qualitätsmanagementbeauftragten explizit von der Norm gefordert. Seit Inkrafttreten der Revision ist dies jedoch nicht mehr der Fall. Stattdessen werden nun noch höhere Anforderungen an die Rolle und Verantwortung der obersten Leitung als Förderer des Qualitätsmanagements gestellt. Damit die Leitungsebene diese Verantwortlichkeit nicht auf eine Person abschiebt, stellt die Rolle des Beauftragten der Leitung keine ausdrückliche Normforderung mehr da. Die Qualitätsbeauftragter Aufgaben bleiben jedoch bestehen und müssen auch weiterhin erfüllt werden. So kann die oberste Leitung  trotz der stärkeren Gewichtung ihrer Rolle Aufgaben an eine oder auch mehrere kompetente Personen delegieren. Da diese Aufgaben auch spezielle fachliche Kompetenz erfordern, ist es sehr unwahrscheinlich, dass die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten komplett aus den Unternehmen verschwindet.

Wahrscheinlicher ist es, dass sich dem QMB nun neue Möglichkeiten eröffnen. Denn ein Qualitätsbeauftragter, von dessen Rolle die oberste Leitung überzeugt ist, profitiert von einer viel höheren Akzeptanz als ein QMB, der nur aufgrund einer Normforderung im Unternehmen tätig ist. Wir zeigen Ihnen auf dieser Seite alles zum Thema Qualitätsbeauftragter und QMB. Sie erfahren alles wichtige zu möglichen Aufgaben des QMB, die Bedeutung und Stellung im Unternehmen und welche Werkzeuge und Methoden der Qualitätsbeauftragte im Arbeitsalltag einsetzt.

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Ihre KOSTENLOSE Vorlage: Nutzen Sie die kostenlose Vorlage Stellenbeschreibung QMB – Qualitätsmanagementbeauftragter ISO 9001 zur Beschreibung der Position des QMB und der damit verbundenen Bestellung des Qualitätsbeauftragten.

Typische Aufgaben des Qualitätsbeauftragten im Überblick

Der QMB – oder auch eine oder mehrere andere Personen, der bzw. denen die Verantwortung für Aufgaben im QM-System übertragen wurden – trägt Sorge dafür, dass die von der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 formulierten Forderungen in Bezug auf das Qualitätsmanagementsystem umgesetzt werden. Außerdem können seine Verantwortungsbereiche darin liegen sicherzustellen, dass die Prozesse zur Einführung, Realisierung und Aufrechterhaltung des Qualitätsmanagementsystems gemäß der ISO 9001 durchgeführt werden können.

Zudem kann der Qualitätsmanagementbeauftragter der obersten Leitung über die Leistung des QM-Systems und die Notwendigkeit für Verbesserungen berichten. Die ISO 9004 rät zudem zur weiteren Leistungsverbesserung mit Kunden und anderen interessierten Parteien über Fragen des Qualitätsmanagementsystems zu kommunizieren.

Als wichtige Aufgabe des QM-Beauftragten zählt außerdem die Kundenanforderungen in das Bewusstsein des gesamten Unternehmens einzubringen. Hinzu kommen noch Aufgaben wie die Planung und Sicherung der Qualitätszirkelarbeit und die Koordination des betrieblichen Vorschlagswesens. In dem folgenden Abschnitt erhalten Sie eine Aufzählung  zu den verschiedenen Qualitätsbeauftragter Aufgaben.

  • Mitwirkung und fachliche Anleitung bei der Planung und Umsetzung der unternehmensspezifischen Qualitätspolitik und Qualitätsziele.
  • Kommunikation der Qualitätsgrundsätze zur Förderung des Qualitätsbewusstseins im Unternehmen.
  • Ständige Überprüfung und Bewertung der Weiterentwicklung des QMS.
  • Koordinierung, Beratung und Schulung der Führungskräfte und der operativen Mitarbeiter/innen in allen Fragen des Qualitätsmanagements.
  • Koordination der Erarbeitung, Aktualisierung und Weiterentwicklung der QM-Vorgabedokumente: Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen und sonstige operative Dokumente.

 

Darüber hinaus umfassen die Aufgaben des Qualitätsmanagementbeauftragter folgende Tätigkeiten:

  • Prüfung u. Freigabe von internen/externen qualitätsrelevanten Dokumenten und Information der Führungskräfte über qualitätsbezogene Daten und Koordination von Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung.
  • Sicherstellung der QM-Nachweisdokumentation (Aufzeichnungen).
  • Mitwirkung an der Bewertung von Prüfergebnissen u. Kundenbefragungen.
  • Koordination des jährlichen Auditprogramms, inkl. Auditorenauswahl.
  • Planung und Auswertung der internen Audits sowie Sicherstellung des fachlichen Austausches mit anderen Institutionen im Bereich Qualitätsmanagement.
  • Überwachung von system- und produktbezogenen Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen.
  • Unterstützung des Einkaufs bei der Qualifizierung und Überwachung von Lieferanten. >> Mehr Informationen zur Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertung

 

Nicht zu vergessen ist, dass der QMB – Qualitätsbeauftragter neben seinen fachlichen Aufgabenbereichen auch soziale Kompetenzen benötigt –  er fungiert Vermittler, Moderator, Motivator und ist die Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Management! Auch im Zertifizierungsaudit ist die person des QMBs entscheidet, da er auch hier als zentraler Ansprechpartner agiert. Gerade in der Schnittstellenfunktion muss der QMB aktiv werden, um die Mitarbeiter in Bezug auf das QM System zur Mitarbeit zu motivieren.

Dabei erstrecken sich seine Moderationsaufgaben auf die folgenden Ebenen

  • Kontakt suchen und halten (Fachabteilungen, Vorgesetzte, Kollegen, etc.)
  • Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen zu einer Sachlösung eines Problems oder Themas zu führen
  • Dem Sachthema entsprechend geeignete Problemlösungsmethoden auszuwählen und einzusetzen
  • Die Einzel- und Gruppenarbeit zu moderieren und steuern

In Bezug auf die Qualifikation des QMB muss dieser sich prinzipiell in den nachfolgenden Bereichen auskennen bzw. die notwendigen Fähigkeiten besitzen:

  • Konformitätsbewertung im gesetzlich geregelten und im gesetzlich nicht geregelten Bereich
  • Qualität mit Recht, rechtliche Kenntnisse auch zur Haftungsvermeidung
  • Qualitätsmanagement und monetärer Nutzen – Qualitätskosten
  • Qualitätsorientierung
  • Umsetzung von QM-Projekten
  • Akzeptanz durch Führungs- und Sozialkompetenz

 

Für die Position des QMB / Qualitätsbeauftragter ist eine Person aus der obersten Leitung mit den entsprechenden Kompetenzen zu benennen. Der Stelleninhaber muss ein aktives und passives Informationsrecht inne haben. Alle zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Informationen sind ihm zugänglich zu machen.

Sie möchten sich mit den Aufgaben eines QMB vertraut machen und lernen, diese erfolgreich umzusetzen? Dann qualifizieren Sie sich jetzt zum zertifizierten Qualitätsmanagementbeauftragten! Die Ausbildung QMB – Qualitätsmanagementbeauftragter ISO 9001 Produktion bzw. die Ausbildung QMB – Qualitätsmanagementbeauftragter ISO 9001 Dienstleistung vermittelt Ihnen die Kompetenzen und das nötige Wissen, um Ihrer Rolle als QMB gerecht zu werden.
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Methoden zur Root Cause-Ermittlung – vermeiden Sie als QMB das wiederholte Auftreten gleicher Fehler

Und täglich grüßt das Murmeltier! Dieser Vergleich pointiert die Situation in vielen Organisationen. Jeden Tag erleben die Mitarbeiter die selben oder ähnliche Fehler aufs Neue. Und warum? Die Fehler werden nicht konsequent abgestellt. Fehler entstehen z.B., weil die Dokumentation fehlt oder lückenhaft ist, die Spezifikation nicht gründlich durchdacht wurde oder die Freigabetests nur an der Oberfläche gekratzt haben. Dies sind für viele Organisationen keine unbekannten Situationen.

Was jedoch häufig verborgen und damit unbekannt bleibt, sind die Grundursachen bzw. Root Causes. Wie Sie diesen auf die Spur kommen können und welche Methoden Sie als QMB – Qualitätsmanagementbeauftragter nutzen sollten, lesen Sie im Folgenden.

Fehler werden „Oben“ gemacht – und dort müssen Sie sie auch verhüten!

Fehler übergeordneter Funktions-Ebenen einer Organisation (= Entscheidungsträger) lösen über „kurz oder lang“ Störungen auf der Ausführungsebene aus, denn

  • die Entscheidungen und Maßnahmen des Top Management definieren den gestalterischen Rahmen.
  • das operative Management gestaltet danach die Arbeitsbedingungen, plant, steuert und kontrolliert.
  • die Menschen und Systeme funktionieren unter diesen Arbeitsbedingungen. Fehler werden also kausal direkt oder indirekt von diesen Arbeitsbedingungen (-> vom Operativen Management -> vom Top Management) provoziert.

 

Provokant ausgedrückt, unterlaufen dem Arbeiter also Fehler meist deshalb, weil die von den höheren Ebenen geschaffenen Vorbedingungen dies provozieren.

Drei Ebenen der Ursachenanalyse – Root Cause-Analyse für den QMB / Qualitätsbeauftragter

Aufbauend auf dieser Erkenntnis, sollten Sie bei Ihrer Reaktion auf unerwünschte Ereignisse (Unfälle, fehlerhafte Leistungen, …) die folgenden drei Ebenen der Ursachenanalyse unterscheiden:

1. Analyse der direkten Ursachen = Logik dieser Ursachen – Ermittlung des Hergangs durch Darstellung der Ereignisketten, mit dem Ziel der Abstellung der direkten Ursache.

2. Aufdeckung von Fehlern auf Basis normativer Modelle – Welche Abweichung von der Normalität war ursächlich für den/die Fehler:
– organisatorische Faktoren
– Unwissenheit der Akteure
– Unvollständigkeit des Modells

3. Ermittlung der Root Cause(es) durch Generalisierung – Analyse und Identifikation von permanent wirkenden Gemeinsamkeiten
– Ineffektive Organisationsstruktur
– Mängel in der Qualitätskultur
– Mängel in der Qualitätskultur

Von Ebene eins zu Ebene drei wird die Wirkung der Maßnahmen, die Sie treffen, umfassender und nachhaltiger sein. Zur Realisierung eines Null-Fehler-Managements ist somit die Ebene drei die dominierende.
>> Hier erhalten Sie mehr Infos zum Null-Fehler-Management!

Die Fähigkeit, zwischen chronischen (systemimmanenten), z.B. menschlichen Ursachen und sporadischen (direkt zuschreibbaren), z.B. technischen Ursachen zu unterscheiden, ist die Voraussetzung für die Wahl geeigneter Korrekturmaßnahmen. Ohne diese Fähigkeit wird die Unterscheidung zwischen wirklichen Prozessverbesserungen und willkürlichen Prozessanpassungen kaum gelingen.

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Ihre Ausbildung: Lernen Sie in der Ausbildung Basiswissen Qualitätsmanagement ISO 9001 Produktion bzw. der Ausbildung Basiswissen Qualitätsmanagement ISO 9001 Dienstleistung die ISO 9001:2015 sowie dessen Anforderungen von Grund auf kennen und in einem funktionierenden Qualitätsmanagementsystem abzubilden.

Die lernende Organisation lernt aus vergangenen Fehlern

Organisationen sind, bedingt durch deren Mitarbeiter, „komplexe und dynamische Systeme“. Sie funktionieren unter dem Einfluss unüberschaubar vieler unterschiedlicher, variabler und deshalb häufig unerkannter Faktoren. So kann sich z.B. die momentane Stimmung der Belegschaft schnell ändern und Bereiche können sich gegenseitig beeinflussen. Wie erkennen Sie, wo Sie eingreifen müssen? Die ISO 9001 gibt Ihnen als Qualitätsmanagementbeauftragter – Qualitätsbeauftragter Ideen für zwei mögliche Vorgehensmodelle:

  1. Den Re-aktiven Ansatz
  2. Den Pro-aktiven Ansatz

1. Re-aktives Vorgehen
Die Organisation muss Korrekturmaßnahmen zur Beseitigung der Ursachen von Fehlern ergreifen, um deren erneutes Auftreten zu verhindern. Korrekturmaßnahmen müssen den Auswirkungen der aufgetretenen Fehler angemessen sein. Ein dokumentiertes Verfahren muss eingeführt werden, um Anforderungen festzulegen zur

  1. Fehlerbewertung (einschließlich Kundenbeschwerden),
  2. Ermittlung der Ursachen von Fehlern,
  3. Beurteilung des Handlungsbedarfs, um das erneute Auftreten von Fehlern zu verhindern,
  4. Ermittlung und Verwirklichung der erforderlichen Maßnahmen,
  5. Dokumentierte Information der Ergebnisse der ergriffenen Maßnahmen und
  6. Bewertung der Wirksamkeit der ergriffenen Korrekturmaßnahmen.

2. Pro-aktives Vorgehen
Die Organisation muss Maßnahmen zur Beseitigung der Ursachen von möglichen Fehlern festlegen, um deren Auftreten zu verhindern. Vorbeugungsmaßnahmen müssen den Auswirkungen der möglichen Probleme angemessen sein. Ein dokumentiertes Verfahren muss eingeführt werden, um Anforderungen festzulegen zur

  1. Ermittlung potenzieller Fehler und ihrer Ursachen,
  2. Beurteilung des Handlungsbedarfs, um das Auftreten von Fehlern zu verhindern,
  3. Ermittlung und Verwirklichung der erforderlichen Maßnahmen,
  4. Dokumentierte Information der Ergebnisse der ergriffenen Maßnahmen und
  5. Bewertung der Wirksamkeit der ergriffenen Vorbeugungsmaßnahmen.

Diesen beiden Ansätzen liegt eine vollkommen andere Vorgehensweise bei der Findung der Root Cause zu Grunde: Die Vorwärts- oder die Rückwärtssuche

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Welches ist der bessere Weg zur Root Cause – vorwärts oder rückwärts?

Unter dem Begriff Root Cause-Ermittlung werden verschiedene Techniken zusammengefasst, die dazu dienen, ein System auf Probleme oder Gefahren hin zu analysieren. Dabei kann eine grundsätzliche Einteilung in Vorwärts- und Rückwärtssuche (Top-Down- und Bottom-Up-Suche) vorgenommen werden. Bei der Rückwärtssuche geht man von gefährlichen Zuständen aus und versucht herauszufinden, wodurch es dazu kommen konnte:Man blickt bei dieser Methode also zeitlich gesehen nach hinten. Hier würde die Frage in etwa lauten, „Was ist die mögliche Ursache für Zustand A?“.

Vorwärtssuche bedeutet, dass man von & einem initialen Ereignis ausgeht und versucht, die Folgen herauszufinden:  Diese zeitlich nach vorn gerichtete Tätigkeit wird auch als induktive Suche bezeichnet. Der durch das initiale Ereignis erreichte Zustand kann wiederum eine Wirkung hervorrufen, d.h. ein Ereignis auslösen und möglicherweise indirekt zu einem gefährlichen Zustand führen. Die Frage, die man sich bei diesem Vorgang stellt lautet, „Was passiert, wenn das Ereignis A eintritt?“.

 

Welches Konzept nun den besseren Weg zur Root Cause leitet, hängt vom Anwendungsfall ab:

  • Lautet die Aufgabe Korrekturmaßnahmen zu finden, um das erneute Auftreten von Fehlern zu verhindern, dann ist die Rückwärtssuche der Ansatz der Wahl.
  • Soll dagegen herausgefunden werden, was im Falle von bestimmten Ereignissen präventiv getan werden könnte, um da das erstmalige Auftreten von Fehlern zu verhindern, dann ist die Vorwärtssuche der Erfolg versprechende Ansatz.

 

Die FTA (Fault Tree Analysis ) Fehlerbaumanalyse zur Rückwärtssuche

Die Fehlerbaumanalyse geht von einem bestimmten situativ besonders unangenehmen Zustand aus („top event“). Der nächste Schritt ist die systematische Identifizierung aller möglichen Ausfallkombinationen (Ursachen) und die dahinterliegenden Basisereignisse, die zu diesem vorgegebenen „top event“ führen können. Die Beziehungen zwischen den denkbaren Ereignissen werden durch logische AND/OR Symbole dargestellt. So kann man beispielsweise durch ein AND-Symbol darstellen, dass ein Ereignis dann eintritt, wenn zwei oder mehrere andere Ursachen gleichzeitig stattfinden (Analog für OR).

Außerdem unterscheidet man durch verschiedene Symbole zwischen elementaren Ereignissen (Kreis) und Fehlerereignissen, die durch andere Ereignisse hervorgerufen werden (Rechteck) sowie Ereignissen, deren Ursachen bislang noch ungeklärt sind (Raute). Der Vorgang der Ursachenfindung und Dokumentation mittels Boolescher Algebra wird solange fortgesetzt, bis man bei grundlegenden Ereignissen angekommen ist, deren Ursachen man nicht weiter betrachten möchte.

 

Die ETA (Event Tree Analysis) Ereignisablaufanalyse zur Vorwärtssuche

Man geht von einem Ereignis aus, welches das System beeinflussen kann und untersucht die möglichen Folgen. Typischerweise werden die Alternativen für das erfolgreiche Verhalten der Schutzkomponente (erster Zweig) und die Bedingungen für dessen Scheitern betrachtet (weiterer Zweig).

Dadurch wird es möglich, verschiedene Pfade zu durchlaufen und eine Problemsequenz zu identifizieren. Jeder Abzweig ist mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit verbunden, die eingeschätzt werden kann. Ist die Ausfall- bzw. Fehlerwahrscheinlichkeit einer Komponente sehr gering (kleiner 0,1), dann ist die Wahrscheinlichkeit für eine Fehlerfreiheit annähernd „1“.

Durch die Multiplikation der jeweiligen Wahrscheinlichkeiten der Zweige kann man die Wahrscheinlichkeit für einen bestimmten Pfad berechnen. Die Fehlerwahrscheinlichkeit erhält man dann durch Kombination aller Pfadwahrscheinlichkeiten der Pfade, die zu einem Fehler führen.

Erstellen Sie vor FTA / ETA ein Zuverlässigkeitsblockdiagramm und verschaffen Sie sich den Überblick

Mit dem unten dargestellt Zuverlässigkeitsblockdiagramm können Sie Licht ins Dunkel der Situation bringen, bevor Sie mit der ETA bzw. FTA starten. Das Zuverlässigkeitsblockdiagramme gibt uns z.B. folgende, für die weiteren Analysen notwendigen Informationen:

  • Drei Geräte, d.h. der Arbeitsplatzrechner, der Router und der Server werden durch die USV gespeist.
  • Benutzer des Arbeitsplatzrechners können den Server unter folgenden Bedingungen erreichen. Das 230 V-Netz oder die USV, der Server und der Router R2
    sind in Betrieb.

Das waren allg. Informationen zum Qualitätsmanagementbeauftragten. Per Klick auf WEITER gelangen Sie direkt zu den Methoden und Werkzeugen des QMB.

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