Standardisierung mit dem PDCA Zyklus

Durch kontinuierliche Verbesserung der Qualität

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Ihnen mithilfe des PDCA Zyklus die Standardisierung gelingt und Sie somit die kontinuierliche Verbesserung der Qualität voranbringen können. In einem amerikanischen Wörterbuch ist zum Begriff „Standard“ sinngemäß übersetzt zu lesen: „Ein Standard ist eine Einheit, die als Referenz dient; eine Form, eine vorgegebene Art, eine Beispieldefinition, eine Modellvariante, eine Bedingungskombination, die als richtig und perfekt gilt und daher die beste Basis eines Vergleichs darstellt“. Bei dieser Definition fehlen alle Beiklänge, die sich im Deutschen unterschwellig aufdrängen. Wenn ein Deutscher erzählt, dass er sich von einem Auto das „Standardmodell“ kauft, denkt man sofort, dass er die abgespeckte Variante erstanden hat und auf alle Extras verzichtet. Der Begriff „Standardisieren“ hat im Deutschen einen synonymen Beiklang, wie etwas zu „vereinfachen“, „entkomplizieren“ oder „auf das Wesentliche zu reduzieren“. Im Qualitätsmanagement dagegen ist der Begriff Standard bzw. Standardisierung, wie im Angelsächsischen, eindeutig mit der „besten verfügbaren Praxis“ (best present practice) belegt. Diese beste Praxis soll zum Beispiel durch die so genannte „standardisierte Arbeit“ vorgegeben und gelebt werden.

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PDCA Zyklus – Einleitung
1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act
5. Standardisierung mittels PDCA

Standardisierung mit dem PDCA Zyklus – Ordnung und Unordnung zerstören die Welt

Paul Valéry, der französische Lyriker, Philosoph und Essayist hat es mit dieser Erkenntnis wohl auch für die Wirtschaft auf den Punkt gebracht:

„Man kann sich gut vorstellen, dass all die unterschiedlichen Tätigkeiten eines Unternehmens der optimalen Ordnung (Standards) bedürfen, damit kein Chaos ausbricht“.

Folgende Gesichtspunkte kennzeichnen solche Standards und die kontinuierliche Verbesserung:

  • Standards sind vereinbarte Regeln, d.h. müssen eingehalten werden und für jedermann deutlich sein!
  • Eine einmal vereinbarte Standardisierung ist nicht endgültig. Die Abläufe werden ständig auf deren Sinnhaftigkeit untersucht und die Standards gegebenenfalls revidiert und optimiert.
  • Ein Sinn der Standardisierung ist ein Störungsmanagement, da nun bei jeder Abweichung (vom Standard) gehandelt werden kann.
  • Positive Erkenntnisse von Verbesserungsaktivitäten werden nach Zustimmung der Verantwortlichen als neue verbesserte Standards gesetzt.

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Kontinuierliche Verbesserung – Die Standardisierung mit dem PDCA Zyklus ist ein unendlicher Prozess

Welche Elemente des Ablaufs eines Prozesses oder einer Arbeitsaufgabe bis zu welchem Detaillierungsgrad sinnvollerweise standardisiert werden sollten, ist in höchstem Maße abhängig vom konkreten Charakter des Ablaufs und von der Art dessen Einbindung in den organisatorischen Kontext. So sind zum Beispiel standardisierte Prozesse das Fundament jeder IT-Struktur. Ein ERP-System ohne Prozessstandards ist undenkbar. Prozesse und somit auch die kontinuierliche Verbesserung sind jedoch nie fertig, denn das Umfeld einer Organisation verändert sich ständig. Daher gilt:

  • Die neue „beste Praxis“ muss als Standard kontinuierlich = an jedem Tag, in kleinen Schritten gefunden werden.
  • Diese ist unendlich = nie endgültig optimal, da laufend nach weiteren Verbesserungen gesucht werden muss, um die Organisation an die sich ändernde Umwelt anzupassen.

Flexibilität und Standardisierung stehen dabei in einem Spannungsverhältnis zueinander, sie bilden aber keinen Gegensatz. Je komplexer ein Arbeitsprozess ist, desto mehr benötigen wir zu seiner Beherrschung Standards und Routinen, die verhindern, dass wir über die Vielfalt der Anforderungen die Kontrolle verlieren.

Ihre Ansprechpartnerin rund um den PDCA Zyklus

Sie haben Fragen oder wünschen ein Angebot, z.B. für eine individuelle Inhouse Schulung oder Beratung?
Ich helfe Ihnen gerne weiter!

Maria Paul
Fon: 07231.922391-27
E-Mail: mpaul@vorest-ag.de

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Standardisierung mittels Entwicklung und Einhaltung von Standardabläufen mit dem PDCA Zyklus  

Zur Optimierung von Abläufen werden unterschiedlichste Methoden und Werkzeuge eingesetzt. Eine Methode für die Standardisierung durch kontinuierliche Verbesserung oder Gestaltung der Produktionsabläufe ist das Wertstromdesign. Das heißt, den gesamten Wert(schöpfungs)strom sichtbar zu machen und zu dokumentieren, um ihn anschließend zu verbessern. Dabei werden Material- sowie Informationsflüsse und die zeitliche Kopplung von Produktionsschritten gemeinsam betrachtet, um die beste Praxis zu erreichen.

Die zu verbessernden Arbeitsabläufe und Vorgehensweisen müssen den beteiligten Mitarbeitern nun kommuniziert werden, so dass diese die arbeitsrelevanten Informationen schnell erkennen und verstehen können. 

Zu diesem Zweck wurde das Werkzeug Standardarbeitsbogen (SAB) entwickelt. Der SAB ist ein einfaches organisatorisches Hilfsmittel, mit dessen Nutzung Arbeitsprozesse „en Détail“ analysiert, optimiert, standardisiert, dokumentiert und am Arbeitsplatz visualisiert werden können. Dazu besteht der Standardarbeitsbogen typischerweise aus einem Standardarbeitsblatt und einem Arbeitsverteilungsblatt.

Mit dem Standardarbeitsblatt
… wird das Maschinenlayout und die Reihenfolge der Arbeitsschritte, also der Standardablauf bestimmt, beschrieben und visualisiert.

Mit dem Arbeitsverteilungsblatt 
… wird die Ausführungszeit differenziert in Zeiten der manuellen Handarbeit, Gehen und Maschinenlauf dargestellt und die Taktzeit wird berechnet.

Der SAB ist ein wichtiges Ordnungsinstrument, mit dessen Hilfe einer zu starken Individualisierung und Chaotisierung gerade in komplexen Arbeitsprozessen entgegengewirkt werden kann. Immer wieder wird behauptet, zwischen Partizipation der Mitarbeiter und der Implementierung /  Anwendung von Standards gebe es einen prinzipiellen Widerspruch, weshalb Qualitätszirkelergebnisse häufig mit dem Songtitel „I did it my way“ gleichgesetzt werden. Aber, gerade Produktivitätsgewinne, die durch Resultate des PDCA Zyklus erzielt werden, basieren wesentlich auf der Verabredung von Standards zwischen den Gruppenmitgliedern. Dies sollten Sie in der Organisation verdeutlichen.

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Diese Schritte im PDCA Zyklus führen Sie zur Standardisierung durch kontinuierliche Verbesserung

Flexible Standardisierung von Arbeit bedeutet insofern nichts anderes als die systematische Offenlegung und ständige Weiterentwicklung von Standards und Routinen jenseits persönlicher und individueller Gewohnheiten. Folgende Schrittfolge führt Sie bei der Umsetzung des PDCA Zyklus zu Standardabläufen:

1. Schritt: Visualisierung der Taktzeit

Die Taktzeit ist die Zeit zwischen der Fertigstellung des letzten und des darauffolgenden Produkts. Diese Information sollten Sie als durchschnittlichen  Ist- / Sollwert an der Fertigungslinie visualisieren. Überschreitungen der Soll-Taktzeit müssen mit der notwenigen Verbesserung dargestellt werden. Die Arbeitsverteilung kann nun entsprechend der Produktionsdurchlaufzeit an der Taktzeit ausgerichtet werden. 

2. Schritt: Bestimmung der Reihenfolge der Arbeitsabläufe

Die wesentlichen Gesichtspunkte für die Reihenfolge der Arbeitsabläufe finden Sie durch die Anwendung des Wertstromdesigns. Im Vordergrund stehen die Vermeidung

  • der Verschwendung
  • von Schwankungen
  • von Überanstrengungen

Für letzteres sind nicht nur die Reihenfolge der Arbeitsinhalte wichtig, sondern auch ergonomische Aspekt, wie

  • die Augenposition
  • die Verwendung der rechten/linken Hand die Position der Werkzeuge und Teile zueinander und die Position der Schalter
  • die Richtung des Körpers und seine Bewegungsabläufe oder
  • die Fußhaltung
3. Schritt: Festlegung von standardisierten Puffern

Der standardisierte Puffer bezeichnet den Mindestbestand an der Linie, der für die Sicherstellung der rhythmischen sich wiederholenden Arbeit unbedingt notwendig ist. Diesen sollten Sie in unmittelbarer Nähe der Maschinen einrichten.

Das war die Standardisierung durch kontinuierliche Verbesserung mithilfe des PDCA Zyklus. Per Klick auf ZURÜCK können Sie sich alle Beiträge zum Deming Kreis nochmals durchlesen.

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