PDCA Zyklus – Standardisierung durch kontinuierliche Verbesserung der Qualität

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Ihnen mithilfe des PDCA Zyklus die Standardisierung gelingt und Sie somit die kontinuierliche Verbesserung der Qualität voranbringen können. In einem amerikanischen Wörterbuch ist zum Begriff „Standard“ sinngemäß übersetzt zu lesen: „Ein Standard ist eine Einheit, die als Referenz dient; eine Form, eine vorgegebene Art, eine Beispieldefinition, eine Modellvariante, eine Bedingungskombination, die als richtig und perfekt gilt und daher die beste Basis eines Vergleichs darstellt“. Bei dieser Definition fehlen alle Beiklänge, die sich im Deutschen unterschwellig aufdrängen. Wenn ein Deutscher erzählt, dass er sich von einem Auto das „Standardmodell“ kauft, schließt der Gesprächspartner sofort, dass er die abgespeckte Variante erstanden hat und auf alle Extras verzichtet. Der Begriff „Standardisieren“ hat in der deutschen Sprache einen synonymen Beiklang, wie etwas zu „vereinfachen“, „entkomplizieren“, „auf das Wesentliche zu reduzieren“ oder zu „normieren“. Im Qualitätsmanagement dagegen ist der Begriff Standard bzw. Standardisierung, wie im Angelsächsischen, eindeutig mit der „besten verfügbaren Praxis“ (best present practice) belegt. Diese beste Praxis soll zum Beispiel durch die so genannte „standardisierte Arbeit“ vorgegeben und gelebt werden.

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PDCA Zyklus – Einleitung
1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act
5. Standardisierung mittels PDCA

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Ihre Ausbildung: Den PDCA Zyklus und die Denkweise des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses KVP lernen Sie in der  Ausbildung Basiswissen Qualitätsmanagement ISO 9001 Produktion bzw. der Ausbildung Basiswissen Qualitätsmanagement ISO 9001 Dienstleistung ausführlich kennen. Sie erfahren in der Ausbildung, wie Sie die Anforderungen der ISO 9001:2015 in einem funktionierenden Qualitätsmanagementsystem umsetzen und Ihre Unternehmensprozesse mithilfe der PDCA Methode kontinuierlich weiterentwickeln können.

Standardisierung mit dem PDCA Zyklus – Ordnung und Unordnung zerstören die Welt

Paul Valéry, der französische Lyriker, Philosoph und Essayist hat es mit dieser Erkenntnis wohl auch für die Wirtschaft auf den Punkt gebracht:

„Man kann sich gut vorstellen, dass all die unterschiedlichen Tätigkeiten eines Unternehmens der optimalen Ordnung (Standards) bedürfen, damit kein Chaos ausbricht“.

Folgende Gesichtspunkte kennzeichnen solche Standards und die kontinuierliche Verbesserung:

• Standards sind vereinbarte Regeln, d.h. müssen eingehalten werden und
‏    für jedermann deutlich sein!
• Eine einmal vereinbarte Standardisierung ist nicht endgültig. Die Abläufe
‏    werden ständig auf deren Sinnhaftigkeit untersucht und die Standards
‏    gegebenenfalls revidiert und optimiert.
• Ein Sinn der Standardisierung ist ein Störungsmanagement, da nun bei
‏    jeder Abweichung (vom Standard) gehandelt werden kann.
• Positive Erkenntnisse von Verbesserungsaktivitäten werden nach
‏    Zustimmung der Verantwortlichen als neue verbesserte Standards
‏    gesetzt.

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Kontinuierliche Verbesserung – Die Standardisierung mit dem PDCA Zyklus ist ein unendlicher Prozess

Welche Elemente des Ablaufs eines Prozesses oder einer Arbeitsaufgabe bis zu welchem Detaillierungsgrad sinnvollerweise standardisiert werden sollten, ist in höchstem Maße abhängig vom konkreten Charakter des Ablaufs und von der Art dessen Einbindung in den organisatorischen Kontext.

So sind zum Beispiel standardisierte Prozesse das Fundament jeder IT-Struktur. Ein ERP-System ohne Prozessstandards ist undenkbar. Prozesse und somit auch die kontinuierliche Verbesserung sind jedoch nie fertig, denn das Umfeld einer Organisation verändert sich ständig. Daher gilt:

• Die neue „beste Praxis“ muss als Standard kontinuierlich = an jedem Tag, in kleinen Schritten gefunden werden.
• Diese ist unendlich = nie endgültig optimal, da laufend nach weiteren Verbesserungen gesucht werden muss, um die Organisation an die sich ändernde Umwelt
‏    anzupassen.

Flexibilität und Standardisierung stehen dabei in einem Spannungsverhältnis zueinander, sie bilden aber keinen Gegensatz. Je komplexer ein Arbeitsprozess ist, desto mehr benötigen wir zu seiner Beherrschung Standards und Routinen, die verhindern, dass wir über die Vielfalt der Anforderungen die Kontrolle verlieren.

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Ihre KOSTENLOSE Vorlage: Nutzen Sie die kostenlose Vorlage KVP Maßnahmenliste, um die Projekte für die kontinuierliche Verbesserung und zur Standardisierung Ihres QM-Systems abzubilden und eine strukturierte Planung, Umsetzung und Bewertung Ihrer KVP-Projekten vorzunehmen! Die Vorlage gibt Ihnen nützliche Hinweise zur Beschreibung und Quantifizierung von Kundenanforderungen und zur Bewertung der Verbesserungsprozesse.

Standardisierung mittels Entwicklung und Einhaltung von Standardabläufen mit dem PDCA Zyklus

Zur Optimierung von Abläufen werden unterschiedlichste Methoden und Werkzeuge eingesetzt. Eine Methode für die Standardisierung durch kontinuierliche Verbesserung oder Gestaltung der Produktionsabläufe ist das Wertstromdesign. Das heißt, den gesamten Wert(schöpfungs)strom sichtbar zu machen und zu dokumentieren, um ihn anschließend zu verbessern.

Dabei werden Material- sowie Informationsflüsse und die zeitliche Kopplung von Produktionsschritten gemeinsam betrachtet, um die beste Praxis zu erreichen. Die zu verbessernden Arbeitsabläufe und Vorgehensweisen müssen den beteiligten Mitarbeitern nun kommuniziert werden, so dass diese die arbeitsrelevanten Informationen schnell erkennen und verstehen können. Zu diesem Zweck wurde das Werkzeug Standardarbeitsbogen (SAB) entwickelt.

Der SAB ist ein einfaches organisatorisches Hilfsmittel, mit dessen Nutzung Arbeitsprozesse „en Détail“ analysiert, optimiert, standardisiert, dokumentiert und am Arbeitsplatz visualisiert werden können. Dazu besteht der Standardarbeitsbogen typischerweise aus einem Standardarbeitsblatt und einem Arbeitsverteilungsblatt.

Mit dem Standardarbeitsblatt
… wird das Maschinenlayout und die Reihenfolge der Arbeitsschritte, also der Standardablauf bestimmt, beschrieben und visualisiert.

Mit dem Arbeitsverteilungsblatt 
… wird die Ausführungszeit differenziert in Zeiten der manuellen Handarbeit, Gehen und Maschinenlauf dargestellt und die Taktzeit wird berechnet.

Der SAB ist ein wichtiges Ordnungsinstrument, mit dessen Hilfe einer zu starken Individualisierung und Chaotisierung gerade in komplexen Arbeitsprozessen entgegengewirkt werden kann.

 

InfoExperten-Tipp: Standardisierung mit dem PDCA Zyklus durch kontinuierliche Verbesserung
Immer wieder wird behauptet, zwischen Partizipation der Mitarbeiter und der Implementierung /  Anwendung von Standards gebe es einen prinzipiellen Widerspruch, weshalb Qualitätszirkelergebnisse häufig mit dem Songtitel „I did it my way“ gleichgesetzt werden. Aber, gerade Produktivitätsgewinne, die durch Resultate des PDCA Zyklus erzielt werden, basieren wesentlich auf der Verabredung von Standards zwischen den Gruppenmitgliedern. Dies sollten Sie in der Organisation verdeutlichen.

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Ihre Ausbildung:
Wie Sie als Qualitätsmanagementbeauftragter ein Qualitätsmanagementsystem erfolgreich implementieren und mithilfe des PDCA Zyklus weiterentwickeln erfahren Sie in der Ausbildung QMB – Qualitätsmanagementbeauftragter ISO 9001 Produktion  bzw. der
Ausbildung QMB – Qualitätsmanagementbeauftragter ISO 9001 Dienstleistung . Wir vermitteln Ihnen in der Ausbildung die Kompetenzen und das nötige Wissen, um Ihrer Rolle als QMB gerecht zu werden.

Diese Schritte im PDCA Zyklus führen Sie zur Standardisierung durch kontinuierliche Verbesserung

Flexible Standardisierung von Arbeit bedeutet insofern nichts anderes als die systematische Offenlegung und ständige Weiterentwicklung von Standards und Routinen jenseits persönlicher und individueller Gewohnheiten. Folgende Schrittfolge führt Sie bei der Umsetzung des PDCA Zyklus zu Standardabläufen:
1. Schritt: Visualisierung der Taktzeit

Die Taktzeit ist die Zeit zwischen der Fertigstellung des letzten und des darauffolgenden Produkts. Diese Information sollten Sie als durchschnittlichen  Ist- / Sollwert an der Fertigungslinie visualisieren. Überschreitungen der Soll-Taktzeit müssen mit der notwenigen Verbesserung dargestellt werden. Die Arbeitsverteilung kann nun entsprechend der Produktionsdurchlaufzeit an der Taktzeit ausgerichtet werden. 

2. Schritt: Bestimmung der Reihenfolge der Arbeitsabläufe

Die wesentlichen Gesichtspunkte für die Reihenfolge der Arbeitsabläufe finden Sie durch die Anwendung des Wertstromdesigns. Im Vordergrund stehen die Vermeidung

• der Verschwendung
• von Schwankungen
• von Überanstrengungen

Für letzteres sind nicht nur die Reihenfolge der Arbeitsinhalte wichtig, sondern auch ergonomische Aspekt, wie

• die Augenposition
• die Verwendung der rechten/linken Hand die Position der Werkzeuge und Teile zueinander und die Position der Schalter
• die Richtung des Körpers und seine Bewegungsabläufe oder
• die Fußhaltung

3. Schritt: Festlegung von standardisierten Puffern

Der standardisierte Puffer bezeichnet den Mindestbestand an der Linie, der für die Sicherstellung der rhythmischen sich wiederholenden Arbeit unbedingt notwendig ist. Diesen sollten Sie in unmittelbarer Nähe der Maschinen einrichten.


Das war die Standardisierung durch kontinuierliche Verbesserung mithilfe des PDCA Zyklus. Per Klick auf ZURÜCK können Sie sich alle Beiträge zum Deming Kreis nochmals durchlesen.

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