PDCA Zyklus Act Phase – Standardisieren Sie Ihre  mit dem Deming Kreis erzielten Verbesserungserfolge 

Alles, was in der Welt funktioniert, tut dies weil entweder ein natürlicher Standard dahinter steht, wie zum Beispiel die Physik mit ihren Gesetzmäßigkeiten, oder weil die Menschen selbst einen Standard festgelegt haben. Standardisierung macht das Leben einfacher, damit nicht alle das Rad neu erfinden müssen. Aber raubt uns die Standardisierung nicht dringend notwendige Flexibilität? Bei Wiederholaufträgen machen Standards in Form von dezidierten, sauber gestalteten Handlungsanweisungen ohne Zweifel Sinn! „Wie jedoch sollen unsere Mitarbeiter einen Neuauftrag in einem derartig engen Korsett abwickeln?“, höre ich den Vertriebsleiter förmlich flehen. Das Argument könnte so lauten: „Standards sind auch hier erforderlich, nur auf einer anderen Ebene!“ Entgegen dem ersten Fall mit Wiederholaufträgen, der nach fixen Verfahrensstandards abzuwickeln ist, sind im zweiten Fall der Neuaufträge konzeptionelle Standards relevant. Die erforderliche Flexibilität kann hier durch Eckpfeiler mit dazwischen liegenden Freiräumen gesichert werden.

Die Standards beziehen sich somit nur auf komplexere Regeln, welche die Handlungen beeinflussen und als Standard eingehalten werden müssen. Ein Unternehmen kann also flexibel bleiben und trotzdem Standards zur Verbesserung implementieren! Erfahren Sie auf dieser Seite, wie Sie in der Act Phase des PDCA Zyklus durch Auswahl geeigneter Methoden Ihre mit dem Deming Kreis erzielten Verbesserungserfolge standardisieren und diese neuen Standards im Unternehmen einführen.

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Ihre Ausbildung: Den PDCA Zyklus und die Denkweise des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses lernen Sie in der  Ausbildung Basiswissen Qualitätsmanagement ISO 9001 Produktion bzw. der Ausbildung Basiswissen Qualitätsmanagement ISO 9001 Dienstleistung ausführlich kennen. Sie erfahren in der Ausbildung, wie Sie die Anforderungen der ISO 9001:2015 in einem funktionierenden Qualitätsmanagementsystem umsetzen und Ihre Unternehmensprozesse sowie Ihr QM-System mithilfe der PDCA Methode kontinuierlich weiterentwickeln können.

Standards aus der Act Phase des PDCA Zyklus bilden das Fundament unseres täglichen Lebens

Ob es die allseits bekannte DIN A4-Norm ist, als das Maß für einen Bogen Schreibpapier, oder komplexe internationale Standards, welche die Funktionsweise des Internet festlegen, damit Rechner Daten miteinander austauschen können, – all das erfordert Standards, an die sich alle Beteiligten halten müssen.

Auch unsere Sprachen sind nichts anderes als Regelwerke mit Standards für semiotische Bedeutungszuweisungen. Verstanden wird nur derjenige, der sich daran hält. Unser Alphabet, mit seinen Buchstaben, als Basis dieses Textes, ermöglicht ein gleiches Verständnis der darin getroffenen Aussagen. Auf einem akzeptierten Standard, wie in diesem Fall dem lateinischen Alphabet, können wiederum unterschiedliche Standards aufbauen, wie die deutsche oder englische Sprache.

Die grundlegendsten Standards der Welt sind die Naturgesetze. Sie können vom Menschen nicht manipuliert werden. Dagegen sind alle Standards, die vom Menschen geschaffen wurden, Resultat einer kulturellen Entwicklung, welche vergleichbar mit den im Deming Kreis bzw. PDCA Zyklus erzielten Verbesserungserfolgen eines Unternehmens ist.

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In der Act Phase des PDCA Zyklus zu standardisieren heißt, die beste Praxis anzuwenden

Werden in einer Organisation keine Standards angewendet, führt das unweigerlich zu stark schwankenden und mangelhaften Ergebnissen. Nacharbeit, Suchen, Rückfragen, bis hin zu Ausschusskosten, belasten eine Firma zeitlich und finanziell.

Ohne Standardisierung, die Unternehmen in der Act Phase vom Deming Kreis vornehmen, sind die Ergebnisse jeder einzelnen Tätigkeit rein personenabhängig und damit mehr oder weniger dem Zufall überlassen. Das wiederum hat unweigerlich große Auswirkung auf die Qualität des Produktes oder der Dienstleistung. Standardisierung hilft unter anderem bei:

• der Zusammenarbeit der externen bzw. internen Kunden
mit Lieferanten
• der Koordination der unterschiedlichen Bereiche in einer
Prozesskette
• der Sicherstellung von Qualität, Effizienz, Sicherheit und
Liefertreue
• der Vermeidung der Verschwendung von Material und Zeit
• der Gestaltung schneller und sicherer Arbeitsvorgänge
• der Erhöhung der Flexibilität

Die resultierenden Vorteile einer Standardisierung, die in der letzten Phase des PDCA Zyklus – der Act Phase – vorgenommen werden, sind enorm, da die als derzeitige „beste Praxis“ definierten Vorgehensweisen konsequent von allen Mitarbeitern, über alle Prozesse und Abteilungen angewendet werden.

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Flexibilität standardisieren? Dies ist in der Act Phase des PDCA Zyklus kein Wiederspruch

Die Standardisierung steht immer noch im Verdacht, die operative Freiheit aufgrund standardisierter  Vorgehensweisen einzuschränken und somit im schlimmsten Fall die für den Erfolg einer Produkt- oder Dienstleistungserbringung flexiblen Reaktionsmöglichkeiten auf veränderte Kundenanforderungen zu verhindern. Flexibilität und Standardisierung stünden sich somit unvereinbar gegenüber und implizieren einen Gegensatz.

Flexibilität
… beruht auf erkennbaren notwendigen Abweichungen zur bestehenden Norm, bricht mit diesen Vorgaben und entwickelt diese.

Standardisierung
… prüft, ob die neue Normvorgabe der bisherigen Vorgabe überlegen ist und setzt diese, falls vorteilhaft, erneut zu Vorgaben zusammen.

Nur Flexibilität und Standardisierung zusammen sind somit maßgebliche Parameter für einen nachhaltigen Erfolg der Act Phase des PDCA Zyklus : Nachhaltig, weil standardisiert – erfolgreich, weil individuell standardisiert und somit flexibel. Ein Gegensatz existiert nur dann, wenn der zeitliche Verlauf ausgeblendet wird: Der Verlauf von der kreativen Idee hin zu standardisierten Lösungen und weiter zur nächsten Optimierung. Insofern müssen Flexibilität und standardisierte Lösungen nicht im Gegensatz zueinander stehen, sondern können sich gegenseitig ergänzen, eventuell in einem fortwährenden Prozess. Wenn Sie die Standardisierung, als die beste heutige Lösung, aber mit Verbesserungspotenzial für die Zukunft, ansehen, werden Sie voran kommen. Sehen Sie allerdings Standards als starre Festlegung, dann wird der Fortschritt gestoppt.

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Diese Ebenen der Standardisierung sollten Sie in der Act Phase des PDCA Zyklus berücksichtigen

Standards betreffen jeden Bereich in der Organisation und sind für alle Mitarbeiter im Unternehmen relevant, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. Die verbleibenden Freiheitsgrade sind jedoch stark von der Ebene der Standardisierung abhängig. Folgende Ebenen der Standardisierung können im PDCA Zyklus unterschieden werden:

Konzept- bzw. Grundsatzstandards

Konzeptionelle Standards begnügen sich damit, die beste Logik zu definieren, um Dinge zu realisieren. Es ist die Essenz aller guten Wege, die wir bis zum heutigen Tage entdeckt haben. Aus diesem Grunde wird es ein Standard. Auf dieser Ebene kann unterteilt werden in

• Vorgehenskonzepte als Standards von sinnfälligen logischen Ordnungsprinzipien. Beispiele hierfür sind die PDCA Methode oder das
Ursache-Wirkungs-Denken, welche einen Standard für das Vorgehen definieren.
• Grundsätze als standardisierte Verhaltensrichtschnur, in Leitlinien oder Politiken formuliert, von der in Einzelfällen auch abgewichen werden kann.

Um ein Konzept in der Act Phase des PDCA Zyklus zu standardisieren ist es notwendig, aus vielen methodischen Konstellationen, die Beste zu wählen und die Entscheidungsregeln zu definieren, in welchen Fällen diese anzuwenden ist. 

Verfahrens- bzw. Arbeitsstandards

Die Standardisierung von Verfahren und technologischen Abläufen ist eine wesentliche Voraussetzung für die Massenproduktion und für die mit dem Deming Kreis erzielten Verbesserungserfolge in der Massenproduktion. Insbesondere bei der industriellen Erzeugung komplexer, aufwendig zu bearbeitender und zu montierender Produkte spielt sie eine entscheidende Rolle. Der Inhalt einer Standard-Operation sollte klar und präzise formuliert sein, so dass er für alle verständlich ist und jeder sich danach richten kann bzw. muss, unabhängig von Vorbildung oder Erfahrung. Anhand von Bewegungs- und Zeitstudien können sowohl die verwendeten Werkzeuge als auch die Arbeitsabläufe des einzelnen Arbeiters in der letzten Phase vom PDCA Kreislauf standardisiert werden.  

Objektstandards

Im Rahmen des Deming Kreis durchgeführte Standardisierungen von Verfahren und Gegenständen sind untrennbar miteinander verbunden. Standardisierte Verfahren benötigen standardisierte Ausgangs- produkte und liefern standardisierte Endprodukte. Eine Standardisierung von Gegenständen erfolgt entweder durch Typung und/oder Normung. Diese beiden Begriffe lassen sich nicht scharf gegeneinander abgrenzen (so geht z.B. durch vertikale Integration Typung in Normung über). In produktionstechnischer Hinsicht werden Typung und Normung durch Baureihen, Baukästen und Plattformen angestrebt. Eine gebräuchliche Art der Typung ist die Baureihe:

„Unter einer Baureihe versteht man technische Gebilde (Maschinen, Baugruppen oder Einzelteile), welche
—–• dieselbe Funktion,
—–• mit der gleichen Lösung,
—–• in mehreren Größenstufen,
—–• bei möglichst gleicher Fertigung, in einem weiten Aufgabenbereich erfüllen“ (Pahl, G./Beitz, W. 1986, S. 411).

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Ihre Ausbildung:
Wie Sie als Qualitätsmanagementbeauftragter ein Qualitätsmanagementsystem erfolgreich implementieren und mithilfe des PDCA Zyklus weiterentwickeln erfahren Sie in der Ausbildung QMB – Qualitätsmanagementbeauftragter ISO 9001 Produktion  bzw. der
Ausbildung QMB – Qualitätsmanagementbeauftragter ISO 9001 Dienstleistung . Wir vermitteln Ihnen in der Ausbildung die Kompetenzen und das nötige Wissen, um Ihrer Rolle als QMB gerecht zu werden.

In der Act Phase des PDCA Zyklus festgelegte Standards dienen als Zertifizierungsgrundlage  

Zertifizierung, um bei den Kunden Vertrauen zu schaffen, ist die am häufigsten genannte Motivation für eine Überprüfung durch eine Zertifizierungsstelle. Einer Homepage entnommen: „Wer Bio-Produkte erzeugt, verarbeitet oder handelt, wird jährlich von einer unabhängigen Kontrollstelle überprüft“. Als Zertifizierung bezeichnet man also ein Verfahren, mit dessen Hilfe die Einhaltung bestimmter Anforderungen nachgewiesen wird. Hier kommt sofort die Frage der Vergleichbarkeit ins Spiel:

• Sind diese Anforderungen vergleichbar, d.h. standardisiert? Vergleich-
bare Anforderungen sind deshalb in Produkt-, Verfahrens- oder
Systemnormen als übergreifender Standard definiert.
• Wird ein einheitliches Verfahren zur Ermittlung der Konformität mit den
o.g. Anforderungen zu Grunde gelegt, d.h. folgt dies
standardisierten Vorgaben.

Würden Sie der Konformitätseinschätzung einer (nicht akkreditierten) Zertifizierungsstelle Vertrauen schenken, die z.B. eine ISO 9001-Zertifikat ohne Vor-Ort-Besuch bei der zu zertifizierenden Organisation ausstellt? Natürlich darf nicht verschwiegen werden, dass Standardisierung auch Zeit und Geld kostet. Eine strategisch angelegte Standardisierung, die im Rahmen der Act Phase vom Deming Kreis erfolgt, sollte deshalb auch als Investition betrachtet werden, die sich wieder auszahlt.


Das war die Act Phase des PDCA Zyklus. Per Klick auf WEITER geht's direkt zur Standardisierung mithilfe des PDCA Zyklus.

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