Management Audit nach ISO 9001 im Qualitätsmanagementsystem

Der Fisch fängt am Kopf an zu riechen. So lautet die leicht abgemilderte Version einer Redensart, die bereits in der Antike bekannt war. Im Qualitätsmanagement bedeutet dies, dass ein System zum Scheitern verurteilt ist, steht die Leitung nicht dahinter. Nachvollziehbar also, dass die ISO dieses Problem mit der Revision 2015 der ISO 9001 angegangen ist und die Anforderungen an die Leitung nochmals thematisiert und konkretisiert hat.

Es werden nun noch höhere Anforderungen an die Rolle und Verantwortung der Leitung als Förderer des Qualitätsmanagements gestellt. In einem Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001:2015 muss die Führung nun die „Rechenschaftspflicht“ für das Qualitätsmanagement übernehmen. Inwieweit dies durch interne Auditoren, die typischerweise der Führung unterstellt sind, objektiv überprüft werden kann, bleibt dahingestellt. Trotzdem ist das Management Audit „alternativlos“, um die Tätigkeiten der Führungsebene zu reflektieren und die Kompetenzen Ihrer Führungskräfte systematisch zu bewerten.

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Mit dem Management Audit nach ISO 9001 das Engagement des Managements optimieren  

Die oberste Leitung muss in Bezug auf das Qualitätsmanagementsystem Führung und Verpflichtung zeigen, indem sie (neben einigen weiteren Aufgaben) die Rechenschaftspflicht für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems übernimmt. Dies ist fast wortwörtlich der Text der Einleitung im Unterabschnitt 5.1.1 der ISO 9001:2015, verknüpft mit dem ersten und wichtigsten Aufzählungspunkt.

Die Überprüfung, ob das Management diesen wichtigen Anforderungen nachkommt, hat es jedoch in sich. Das interne Audit der Führung ist aus unterschiedlichen Gründen eine sensible Geschichte. Dies haben auch das ISO/TC 176 (die Entwickler der ISO 9001) sowie das IAF (International Accreditation Forum) erkannt und haben durch ihre „ISO 9001 Auditing Practices Group“ einen Leitfaden zur Umsetzung der Audits des „Top Managements“ herausgegeben.

Einen wichtigen Punkt nennt die ISO 9001 Auditing Practices Group bereits an prominenter Stelle zu Beginn des Dokuments: Vor allem ist es wichtig, den Fokus der Aufmerksamkeit von (nur) dem Qualitätsbeauftragten zum Management zu verlagern. Im Folgenden wird auf Besonderheiten Bezug genommen, die speziell im Zusammenhang mit der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Management Audits wichtig sind.

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Ein Management Audit im ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem planen

Damit ein Audit auf Augenhöhe möglich wird, sollten Auditoren für dieses Management Audit ausgewählt werden, die über die entsprechenden persönlichen Eigenschaften und Auditkompetenzen verfügen. Als wichtigste Punkte für die Auswahl von Auditoren sind hier beispielhaft zu nennen:

• Verständnis des organisatorischen Kontextes
‏    (Unternehmensstruktur sowie Geschäfts- und Management-
‏    praktiken),
• Wissen um geschäftsspezifische und fachliche Verfahren, Techniken, Prozesse und Praktiken,
• Kenntnis zutreffender gesetzlicher Anforderungen,
• Gesprächskompetenz,
• Entscheidungsfähigkeit,
• schnelle Auffassungsgabe,
• Selbstsicherheit,
• diplomatisches Vorgehen,
• flexibles Einstellen auf neue Situationen und ähnliches.

Von wesentlicher Bedeutung für das Management Audit ist, dass sich die Auditoren im Vorfeld die relevanten Informationen, wie z.B. Organisationsdiagramme, Jahresberichte, Geschäftspläne, wichtige Seiten im Intranet usw. ansehen, um auf dem gleichen Niveau wie das Management agieren zu können. Folgende weitere Vorbereitungsaspekte sind hilfreich:

• Rechtzeitige Abstimmung des Audittermins mit dem Management.
• Terminplanung so gestalten, dass die Pünktlichkeit sichergestellt ist.
• Das persönliche Auftreten durch passende Kleidung unterstützen (Dress-Code).
• Das Audit möglichst störungsfrei gestalten (keine Anrufe durchstellen usw.).

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Ein Management Audit nach ISO 9001 durchführen

Die folgende Tabelle soll den Auditoren helfen, indem diese Anregungen liefert, mit welchen Nachweisen die Erfüllung der Anforderung des Unterabschnitts 5.1.1 Allgemeines bestätigt werden könnte. Trotz dieser Anregungen, müssen die Auditoren die gesammelten Nachweise inhaltlich überprüfen, um die Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen zu gewährleisten und das Vertrauen in die gezogenen Schlussfolgerungen sicherzustellen.

Anforderungen ISO 9001:2015 It. Unterabschnitt 5.1.1 AllgemeinesMögliche Nachweise, die die Erfüllung der Pflichten der obersten Leitung belegen
Übernahme der Rechenschaftspflicht für die Wirksamkeit des QMS.Teilnahme an internen Audits, Bewertung des Auditprogramms, persönliche Statements zum Qualitätsmanagementsystem in Versammlungen, ...
Festlegung der Qualitätspolitik und Qualitätsziele für das Qualitätsmanagementsystem ISO 9001, die mit dem Kontext und der Strategie vereinbar sind.Verständliche, operativ aussagefähige und lebende Qualitätspolitik, die mit der Strategie des Unternehmens übereinstimmt, ...
Sicherstellung, dass die Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems in die Geschäftsprozesse der Organisation integriert werden.Bewertung der Prozessleistung und Konformität der Produkte/Dienstleistungen im Rahmen der Managementbewertung, ...
Anwendung des prozessorientierten Ansatzes und risikobasierten Denkens.Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (z. B. KontraG, GmbHG, AktG), Nutzung von Methoden (z. B. SWOT-Analyse),...
Sicherstellung, dass die für das QM System erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen.Zustand der qualitätsrelevanten Infrastruktur/Equipment, Strukturen zur Bereitstellung erforderlichen Wissens, ...
Vermittlung der Bedeutung eines wirksamen QMS sowie der Wichtigkeit der Erfüllung von Anforderungen des QMS.Kenntnis der Qualitätspolitik beim Personal, Einbindung des Personals in die Reklamationsbearbeitung, ...
Sicherstellung, dass das ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem seine beabsichtigten Ergebnisse erzielt.Aussagefähige Berichterstattung über die Leistung des QM-Systems, Zuordnung und Controlling der Qualitätsziele, ...
Einsetzung, Anleitung und Unterstützung der Personen, damit diese zur Wirksamkeit des QM Systems beitragen können.Zuordnung der für die QM-Aufgaben erforderlichen Befugnisse, QM-Schulungen des qualitätsrelevanten Personals, ...
Förderung der fortlaufenden Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems.Einsatz von Methoden, die den kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterstützen, wie zum Beispiel Qualitätszirkel, Wertstromanalyse, KAIZEN, ...
Unterstützung anderer relevanter Führungskräfte, um deren Führungsrolle in deren jeweiligem Verantwortungsbereich deutlich zu machen.Stärkung der Führungskompetenz der Führungskräfte durch Führungsseminare, Nutzung der Instrumente des Personalmanagements (z. B. Mitarbeiter-Gespräche), ...

Wie auch in anderen zu auditierenden Bereichen sind die beiden grundlegenden Auditmethoden für ein Management Audit nach ISO 9001 die Befragung und die Sammlung und Bewertung von Auditnachweisen. Im Zuge der Befragung sollten die Auditoren die jeweilige geschäftliche Terminologie, d.h. die in diesem Bereich üblichen Begrifflichkeiten nutzen, um von der Führung ernst genommen und akzeptiert zu werden. Nur so kann es gelingen, Nachweise für das Engagement des Top-Managements für das Qualitätsmanagement und deren Übereinstimmung mit der DIN EN ISO 9001:2015 zu erhalten. Da das Management Audit gem. ISO 9001 typischerweise „am grünen Tisch“ durchgeführt wird, ist es umso wichtiger, dass die Auditoren objektive Nachweise finden, um die Aussagen der Gesprächspartner zu bestätigen. Gegebenenfalls sind ergänzende Befragungen von Fachbereichen und die dortige Erhebung von Nachweisen erforderlich, um die notwendige Bestätigung für die Umsetzung der Pflichten des Managements zu erhalten. Je nach Situation, zum Beispiel:

• Unterstellte Führungskräfte,
• Qualitätsbeauftragter,
• Controller,
• Personalverantwortliche usw.

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Besonderheiten der Berichterstattung zum Management Audit im ISO 9001 Qualitätsmanagement

Wie die vorhergehenden Aktivitäten, sollte auch die Berichterstattung dem „Klientel“ angemessen sein. Im Sinne von „Zeit ist Geld“ sollte der Auditbericht möglichst wenig „Prosa“ enthalten und mit Fakten aufwarten. Nach den detaillierten Auditergebnissen sollte ein Fazit mit den nachfolgenden Überschriften dem Management eine schnelle Orientierung ermöglichen:

• Positive Feststellungen,
• Nichtkonformitäten,
• Identifizierte Chancen für Verbesserungen.

Da Chefs die eigene Bewertung häufig nicht mehr gewohnt sind, könnte eine Vorabinformation vor einer Verteilung des Auditberichts das Management etwas beruhigen.


Das war das Management Audit nach ISO 9001. Per Klick auf WEITER geht's direkt weiter zu den Anforderungen an QM Auditoren.

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