QM Audit ISO 9001 – Planen, Durchführen, Fakten

Hier beschäftigen wir uns näher und ausführlicher mit dem Thema Audit bzw. Auditierung nach ISO 9001. Das Audit ist eine zentrale Forderung der meisten Norm- und Managementsysteme. Deshalb lassen sich die Inhalte dieser Seite, welche sich an der ISO 9001 orientiert auch auf andere Managementsysteme und Normen, wie die DIN EN ISO 14001 oder die ISO / TS 16949 übertragen. Wir hoffen Ihnen die zentrale Aufgabe des Audits mit diesen Seiten verständlich machen zu können.

Audit leitet sich vom lateinischen Wort für Anhörung ab und hat im Zusammenhang mit Managementsystemen nach ISO-Norm eine wichtige Aufgabe. Bei einem Audit  ISO 9001 wird verglichen, ob ein bestimmter Ist- Zustand auch wirklich dem geplanten Ziel entspricht. So z.B. ob alle Ist-Zustände eines ISO 9001 Qualitätsmanagement Systems auch tatsächlich den Zielwerten (Normvorgaben) entsprechen, was wesentlich ist wenn man als Unternehmen nicht Gefahr laufen möchte eine Zertifizierung zu verlieren bzw. diese überhaupt erst zu erreichen.

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Wer muss sich mit dem Thema QM Audit ISO 9001 beschäftigen, wer ist Auditor ?

Mit dem Thema Audit müssen sich all jene Unternehmen beschäftigen, welche ein ISO 9001 Qualitätsmanagement System betreiben oder im Unternehmen einführen möchten. Um dieses QM Audit ISO 9001 kommt niemand herum. Die Audits werden im Unternehmen von speziell geschultem Personal – den Auditoren – durchgeführt. Hierbei ist es ratsam einzelne Mitarbeiter gezielt im Bereich des Audit ISO 9001 zu schulen bzw. zum internen Auditor ISO 9001 weiterzubilden.

Dieser interne Auditor kennt sich nicht nur mit dem Ablauf eines Audit ISO 9001 aus, mit welche wir uns auch auf den folgenden Seiten beschäftigen, sondern ist ein ausgewiesener Experte in seiner jeweiligen Norm. Ein interner Auditor im ISO 9001 Qualitätsmanagement hat also andere Themenschwerpunkte und anderes Themenwissen wie ein interner Auditor nach ISO / TS 16949 oder ISO 14001.

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Zielaspekte im QM Audit ISO 9001 – Qualitätsmanagement Audit

Auditieren Sie im Sinne der Unternehmensstrategie indem Sie Ihre Unternehmensziele berücksichtigen

Interne Audits werden in vielen Unternehmen als „Pflicht“ zum Nachweis der Anforderungserfüllung der entsprechenden Regelwerke angesehen. Aus diesem Grund entwickeln sich viele Interne Audits zu einer zwingenden Veranstaltung, mit der eventuelle Zweifel überwunden werden können. Allerdings bieten Interne Audits viel mehr. So können sie unter anderem Anreize für die Anwendung des Managementsystem bieten. Damit dies erreicht werden kann, ist es erforderlich, dass interne Audits sich auf die Ziele der Organisation ausgerichtet werden. Das Auditprogramm stellt dafür das ideale Werkzeug zur Umsetzung dar. Im folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre internen Audits neu aufsetzen und so eventuell den wirtschaftlichen Nutzen erhöhen können.

AUSBILDUNG: Wie Sie interne Audits gemäß ISO 9001 effektiv planen, durchführen und nachbereiten, erfahren Sie in der Ausbildung Interner Auditor ISO 9001.

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QM Audit ISO 9001 – was bedeutet strategisch auditieren? 

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Basierend auf vergangene Auditergebnisse und Managementbewertungen setzt ein fiktives Unternehmen Organisation Schwerpunkte in der Auditplanung.  Der Umfang der Prozessauditierung „Wartung“ wird durch den Qualitätsmanagementbeauftragten anschließend zum Vorteil des Prozesses „Personalentwicklung“ verkürzt. Vermehrte Reklamationen, die auf  mangelhafte Qualifikation beruhen, sind der Grund für die Reduzierung des Auditumfangs. Klingt eigentlich logisch, doch leider ist es immer noch so, dass interne Audits gegen den Sägezahneffekt nur als „Generalprobe“ der externen Audits empfunden und genutzt werden.

Da das Unternehmen das Verbesserungspotenzial vom Audit ISO 9001 als Beitrag zum Erfolg der Organisation nicht vollends ausschöpft, ist dies ein klassisches Beispiel für Verschwendung. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass interne Audits sich direkt an den Unternehmenszielen orientieren.

Dafür müssen aus den Zielvorgaben für das Unternehmen sowie für die einzelnen Prozesse die Ziele des Audits abgeleitet werden. Die abgeleiteten Auditziele dienen anschließend dazu, die „Auditroute“ individuell durch die Prozesskette/den Prozess festzulegen.

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QM Audit ISO 9001 – Bedeutsame Prozesse müssen ausgeprägter auditiert werden

Die Norm liefert Ihnen wichtige Hinweise zur Umsetzung Interner Audits. Jedoch sind diese Hinweise sehr allgemein und unvollständig gehalten, weshalb Sie sich darüber hinaus auch an die Vorgaben der ISO 19011 orientieren sollten. Die ISO 19011 kann als Leitfaden für die Umsetzung von Audits, der Ihnen ausführliches Detailwissen zur Auditplanung und -durchführung,  vermittelt.

Grundsätzlich gilt: Alle Audits sind mit Aufwand verbunden.  Von daher sollten Sie sich genau überlegen, welches Qualitätsmanagement Audit für Ihr Unternehmen auch wirklich sinnvoll ist. Hilfe hierzu finden Sie in der Matrix, die weiter oben im Text dargestellt ist. Nutzen Sie diese Matrix, um Prozesse, die die erfolgreiche Umsetzung definierter Qualitätsziele besonders beeinflussen, zu identifizieren.

Nach den Normvorgaben sollten Prozesse, welche eine größere Bedeutung aufweisen, auch regelmäßiger und umfangreicher bei Audits geprüft werden. Die organisierte Verwirklichung kann mithilfe eines Auditprogramms sichergestellt werden.

AUSBILDUNG: Lernen Sie in der Ausbildung Basiswissen Qualitätsmanagement ISO 9001 die Grundlagen des Qualitätsmanagements kennen und umzusetzen.

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QM Audit ISO 9001 – Diese Schritte sollten Sie bei der Umsetzung berücksichtigen

Die Freigabe des Auditprogramms durch den Auftraggeber – bei internen Audits ist dies die Oberste Leitung – stellt den Startpunkt eines jeden  Qualitätsmanagement – QM Audit dar.

Ableitung der Auditziele für die einzelnen Audits
Mithilfe der Qualitätsziele werden für jedes individuelle Audit ISO 9001 Qualitätsmanagement eigene Auditziele festgelegt. Denn erst, wenn ein Auditziel definiert ist, erhält das Qualitätsmanagement QM Audit an sich einen tieferen Sinn. So kann z.B. das Qualitätsziel „Verringerung der Durchlaufzeiten“ auf die einzelnen Audits abgeleitet werden. Für die Auditierung des Prozesses bzw. für das Prozessaudit „Fertigung, Montage und Versand“ würde das abgeleitete Auditziel nun heißen: „Identifikation und Verringerung der Liege- & Wartezeiten, Vereinfachung und Verkürzung der Wege“.

Planung und Vorbereitung vom QM Audit im ISO 9001 Qualitätsmanagement
Wurden die relevanten Prozesse sowie die dazugehörigen Auditzeile identifiziert, so erfolgt im nächsten Schritt die Zusammenstellung eines qualifizierten Auditoren-Teams. Erfolgt eine Einteilung in Lead- und Co-Auditor, so sollte der Lead-Auditor Profi in der Durchführung von Audits sein. Der Co-Auditor hingegen, sollte tiefgründiges Expertenwissen in den zu auditierenden Prozessen mitbringen. Im Auditplan sollten zumindest Informationen über die Prozesse, die Prozessverantwortlichen , die Auditoren, der Dauer, dem Ort und den Bezügen zu relevanten Normanforderungen vermerkt sein. Anschließend müssen die Auditoren zusammen mit den Prozessverantwortlichen die relevanten Dokumente (Auditkriterien) als Grundlage für das QM Audit ISO 9001 identifizieren:

• Q-Politik, Q-Ziele, QMH
• Prozessbeschreibungen
• Arbeits- und Prüfanweisungen
• Checklisten
• Kennzahlen …

Zur Erstellung einer strategieorientierten Checkliste ist diese Dokumentation aus Sicht der Auditziele zu lesen und zu kommentieren. Die Checkliste für Prozessaudits besteht aus drei Teilen:

1. Teil: Fragen zum Prozess-Umfeld (Basisfragen, relativ gleich)
2. Teil: Strategiespezifische Fragen (individuell erarbeitet, je Audit und Auditziel)
3. Teil: Fragen zur Ermittlung der Normkonformität, z.B. ISO 9001 (statisch, immer gleich)

Je nach Unternehmenskultur kann diese Checkliste vor dem Audit ISO 9001 mit den Prozessverantwortlichen abgestimmt werden.

Durchführung vom QM Audit
Das Audit ISO 9001 an sich beginnt mit einem Eröffnungsgespräch. Anschließend wird das Bild, welches sich aus der Sichtung der Dokumente erschließen lies, mit den Beteiligten vor Ort anhand konkreter Beispiele geprüft. Dabei gilt die Regel, dass dem „strategischen“ Auditeinstieg (z.B. durch ergründen der Ziele) der Hauptteil mit der dreigeteilten Fragensystematik folgt. Zum Abschluss des QM Audit ISO 9001 wird ein strategischer Ausstieg vorgenommen. Dies kann z.B. durch die Frage“ Was soll/wird in einem Jahr anders sein?“ geschehen. Um den Erfolg des Audits sicherzustellen, muss auf die Kommunikation während des Audits geachtet werden. So können mithilfe offener Fragen besonders umfangreiche Informationen gesammelt werden. Im Gegensatz dazu sind geschlossenen Fragen nur dann zweckmäßig, wenn eine Entscheidung (z.B. bezüglich erforderlicher Verbesserungsmaßnahmen) getroffen werden soll.

Auditbewertung, Bericht erstellen und Nutzenermittlung
Zum Abschluss vom Qualitätsmanagement Audit ISO 9001 gilt es Feststellungen zu treffen, wobei die Bewertung der Fragen stets offen und den Auditierten bekannt sein sollte:

• Positive Beobachtungen (= Stärke),
• Schwerwiegende bzw. kritische Abweichung (= Schwachpunkt),
• Geringfügige Abweichung (= Trainingspunkt),
• Verbesserungspotmöglichkeiten (= Chance).

Auditoren sollten dabei konsequent Stärken würdigen und Verbesserungsmöglichkeiten festlegen, denn nur wenn Verbesserungspotenziale auch wirklich identifiziert werden, bringen diese dem Unternehmen langfristigen Nutzen!

Wirksamkeitsprüfung der Auditfolgemaßnahmen
Nach dem Audit muss die Umsetzung von Auditfolgemaßnahmen überwacht und mittels ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) auf deren Veränderungseffekt in Hinsicht der Unterstützung der Zielerreichung bewertet werden.

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1st Party Auditor, 2nd Party Auditor, 3rd Party Auditor

Im Zusammenhang mit einem Qualitätsmanagement ( QM ) Audit unterscheidet man auch grundsätzlich zwischen first, second und third Party Audit. Nachstehend erfahren Sie mehr über die Bedeutung dieser Begriffe:

First Party Audit
Der 1st Party Auditor ist teil des eigenen Unternehmens und beschäftig sich mit dem Audit des eigenen Qualitätsmanagementsystems z.B. nach ISO 9001.

Second Party Audit
Ein second Party Auditor wird von der Leitung eines Unternehmens bestellt und auditiert bei einem Zulieferer. Ziel dieses Audits ist die Überprüfung ob der jeweilige Lieferant auch wirklich die Qualitätsvorgaben einhält. Besonders wichtig ist ein solches second Party Audit in Branchen mit hoher Abhängigkeit von der Qualität der zugelieferten Produkte (z.B. in der Automobilindustrie).  

Third Party Audit
Der third Party Auditor wiederum wird von den jeweiligen Zertifizierungstellen in das Unternehmen geschickt und überprüft ob ein Qualitätsmanagement System nach ISO 9001 auch wirklich den Vorgaben entspricht und normkonform ist. Ein third-Party Auditor kann natürlich auch beauftragt werden unabhängig das QMS zu auditieren. Oft haben externe Auditoren einen kritischeren Blick auf das ISO 9001 Qualitätsmanagement System als interne.

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Umsetzung eines Qualitätsmanagement Audit ISO 9001 – QM Audit

Die ISO- Norm DIN ISO 19011 bzw. ISO 8402 definiert ein Qualitätsaudit nach folgendem Leitsatz:

… „eine systematische und unabhängige Untersuchung, um festzustellen, ob die qualitätsbezogenen Tätigkeiten und die damit zusammenhängenden Ergebnisse den geplanten Vorgaben entsprechen und diese Vorgaben effizient verwirklicht werden und geeignet sind, die Ziele zu erreichen“.

Qualitätsaudits können auf das gesamte QM System oder Teile davon, auf Verfahren (Prozesse) oder Produkte angewendet werden.


Das war die Einleitung zum QM Audit ISO 9001. Per Klick auf WEITER geht's zur direkt zum Produktaudit.

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