Wareneingangskontrolle - Wareneingangsprüfung & QM

Durch Root Cause-Analysen der Wertschöpfungsketten verschiedener Unternehmen konnte festgestellt werden, dass ca. 80% der qualitativen Probleme bei Zulieferungen auf mangelnde Auswahlprozesse oder Festlegung von Spezifikationen der Lieferanten zurückgehen. Zur Behebung dieser Qualitätsprobleme fordert die ISO 9001 vor Start einer Serienlieferung die Umsetzung von mindestens zwei Maßnahmen:

  • Die Lieferantenauswahl hängt davon ab, ob der Lieferant in der Lage ist die benötigten Produkte in ausreichender Qualität bereitzustellen (Kapitel 7.4.1)
  • Angaben zur Beschaffung müssen das Produkt ausreichend beschreiben, so sollten diese Anforderungen an die Genehmigung von Produkten, an die Qualifikation des Personals und an das Qualitätsmanagement enthalten (Kapitel 7.4.2)

Operative Wareneingangsprüfung – Anforderungen

Auch im Wareneingang wird eine flexible und reibungslose Zusammenarbeit zwischen Spediteuren, Lieferanten, Einkäufern, Fertigung und Qualitätssicherung gefordert. Daraus werden folgende Vorgaben aus unterschiedlichen Perspektiven für den Wareneingang abgeleitet:

  • Qualitätspolitik
  • Betriebs- und Finanzwirtschaft
  • Warenwirtschaft und Logistik
  • Gesetzliche Vorgaben
  • Vorgaben aus Verträgen
  • Vorgaben aus Qualitätsmanagementnormen

Kaufmännische Untersuchungs- und Rügepflicht

Das Handelsgesetzbuch verpflichtet in § 377 zur Untersuchungs- und Rügepflicht bei Bestellungen auf Basis eines Handelskauf oder Werklieferungsvertrag. Dies besagt ein unverzügliches Rügen sollten bei der Lieferung einer Bestellung Abweichungen vom definierten Qualitätsniveau festgestellt werden. Diese Rügepflicht soll den Lieferanten schützen indem ihm unverzüglich die Information zugeht, ob es Beanstandungen seiner Ware kommt oder nicht. Sollte der Warenempfänger eventuelle Qualitätsabweichungen im Rahmen einer Wareneingangskontrolle nicht erfassen und an den Lieferanten weiterleiten, gilt die Ware als vom Besteller angenommen und jegliche Widerrufsrechte sind damit erloschen. Er kann also keine Nachbearbeitung einfordern oder vom Vertrag zurücktreten. In der Praxis ist die Wareneingangskontrolle oft sehr schwierig, da Zeitdruck oder Nachlässigkeiten eine ausführliche Begutachtung oft verhindern. Einige Unternehmen versuchen die Untersuchungs- und Rügepflicht durch Schließung von Qualitätssicherungsvereinbarungen (QSV) zu umgehen.

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Freizeichnungsklauseln

Das BGB hält fest, dass allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) oder Rahmenvereinbarungen, wie eine Qualitätssicherungsvereinbarung, keine Passagen enthalten dürfen, die das Risiko einer Transaktion bewusst auf die Seite eines Vertragspartners verlagern. Aufgrund der Produkthaftung bleiben immer auch Pflichten beim Besteller bestehen, so z. B. auch die Durchführung einer Wareneingangskontrolle. Es wird also deutlich, dass es einem Unternehmen nicht möglich ist sich durch Freizeichnungsklauseln in den AGB von der Untersuchungs- und Rügepflicht dauerhaft zu befreien. Im Einzelvertrag ist dies jedoch zulässig und oftmals auch nötig, um spezifische Bedingungen der Warenannahme festzulegen. So kann mithilfe einer Freizeichnungsklausel festgehalten werden, dass der Lieferant auf den Einwand einer verspäteten Anzeige von Qualitätsmängeln bei der Lieferung verzichtet und es kommt zur Festlegung einer gewissen Frist in der eventuell vorhandene Mängel angezeigt sein müssen.

Zentraler oder dezentraler Wareneingang?

Je nach Art der hergestellten oder vertriebenen Güter kann es sinnvoll sein den Wareneingang unterschiedlich zu organisieren. Insbesondere bei Waren, die nicht dem Produktionsprozess zugeführt werden, bietet sich eine Zentralisierung des Wareneingangs an. Somit können alle Prozesse von der Lieferung durch externe Partner bis zur endgültigen Einbringung der Güter zum Empfänger im Unternehmen zentral gesteuert und kontrolliert werden. Bei Gütern mit hohen Transportkosten oder einer starken Ausrichtung auf „Just in time“-Lieferungen ist es jedoch nötig die Wareneingänge zu dezentralisieren und an den spezifischen Produktionsorten Wareneingangskontrollen durchzuführen. Hierdurch ist ein höherer Aufwand verbunden, da die Informationen der dezentralen Wareneingänge erst noch zentral für Controlling-Maßnahmen zusammengeführt werden müssen, aber Sie erreichen somit eine höhere Flexibilität.

Ereignisgesteuerte Wareneingangskontrolle

Wie bereits erwähnt führen Wareneingangskontrollen zu einem hohen Aufwand und benötigen viel Zeit. Daher beschränken sich Unternehmen oft auf Stichproben. Problematisch ist hierbei jedoch, dass sich von den zur Kontrolle ausgewählten Teilen meist nur bedingt auf die gesamte Lieferung schließen lässt. Es kann also trotz Stichprobe sein, dass einige Teile der Lieferungen mangelhafte Qualität aufweisen. Hierbei wird häufig das Konzept der annehmbaren Qualitätsgrenzlage AQL (Accepted Quality Level) angewandt. Dabei unterscheidet man zwei Arten von Risiken:

  • Das Lieferantenrisiko: Wahrscheinlichkeit, dass die Lieferung trotz guter Qualität abgelehnt wird
  • Das Kundenrisiko: Wahrscheinlichkeit, dass die Lieferung trotz schlechter Qualität angenommen wird
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Zur weiteren Reduzierung dieser Risiken sollten weitere Punkte für die Ereignissteuerung im Wareneingang festgelegt werden. Hierbei ist besonders auf eventuelle Änderungen bei Lieferanten, Großserien oder Teilen aus beherrschten Prozessen zu achten. So können u. a. folgende Gründe zu einer gründlicheren Durchführung der Wareneingangskontrolle führen:

  • Es kam zu Prozessveränderungen beim Lieferanten und es wird eine neue Erstmusterprüfung nötig
  • Einführung eines neuen Änderungsindex
  • Wechsel der eingesetzten Roh- oder Betriebsstoffe beim Lieferanten
  • Im internen Audit wurden Mängel bei vorherigen Lieferungen festgestellt
  • In der Fertigung sind bereits fehlerhafte Teile der selben Produktionsreihe aufgetaucht
  • Es kommt zu einer hohen Anzahl von Reklamationen bei Produkten mit zugekauften Teilen

Diese Vorgaben und Gründe sollten in den entsprechenden Dokumenten verankert werden, damit die Qualitätsstandards in der Wareneingangskontrolle auch nachhaltig umgesetzt werden können.


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