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Das Systemaudit Das Systemaudit überprüft das gesamte Qualitätsmanagementsystem eines Unternehmens oder Teile davon. Deshalb können Produkt- und Verfahrensaudits integriert sein, obwohl diese an sich selbständige Instrumente der Qualitätsüberwachung sind. Systemaudit: Unterscheidung nach Auftraggeber Bei Systemaudits kann nach dem Auftraggeber unterschieden werden zwischen Internen Audits (1st party audits) Die Organisation auditiert ihr eigenes Qualitätsmanagementsystem selbst anhand einer Qualitätsmanagementnorm.

Inhaltsverzeichnis:    1. QM Audit ISO 9001 Einleitung    2. Produktaudit    3. Prozessaudit    4. Systemaudit    5. Auditkonzepte & Auditprogramme    6. Externes ISO 9001 Audit    7. Anforderungen / Bewertung QM Auditor    8. Auditzyklen & Auditzeiten    9. Kommunikationsprozess im Audit    10. Botschaftsaspekte im ISO Audit    11. Nonverbale Kommunikation im Audit    12. Richtiges zuhören im QM Audit

Externen Kundenaudits (2nd party audits)

Der Kunde auditiert das Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten (oft auch Lieferantenaudit genannt).

Externen Zertifizierungsaudits (3rd party audits)

Eine Behörde oder unabhängige Institution auditiert eine Organisation, um deren Qualitätsmanagementsystem zu zertifizieren.

Warum internes Systemaudit? Das interne Systemaudit dient dem Management dazu, die Qualitätsfähigkeit des Unternehmens kontinuierlich zu überwachen, zu beurteilen und Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Grundlage und Voraussetzung für die Durchführung eines Systemaudits ist das QM-Handbuch, in dem das Qualitätsmanagementsystem vollständig beschrieben ist.

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Exkurs: QM-Audit

Hallo, mein Name ist Reinhold Kaim. Ich bin QMB, EOQ Quality Auditor, Umweltauditor und Fachkraft für Arbeitssicherheit. Seit vielen Jahren arbeite ich als Trainer und Unternehmensberater im Produktions- und Dienstleistungsumfeld und als QM-Auditor.

In meinem Blog finden Sie regelmäßig aktuelles aus dem Bereich Qualitätsmanagement und praktische Tipps und Tricks für QMBs, Qualitätsmanager und Qualitätsbeauftragte.

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So ergänzen Sie Ihre Prozess- bzw. Systemaudits gezielt durch den „Wirkungsverstärker“ Produktaudit.

„Wenn ich auspacke, kann die CSU einpacken“ - Franz J. Strauß. Oft kann auch die Firma einpacken, wenn der Kunde die Produkte auspackt und feststellt, dass deren Qualität nicht hält, was der Vertrieb versprochen hatte. Um dies zu vermeiden, bietet sich im Qualitätsmanagement ergänzend das Werkzeug „Produktaudit“ an. Mittels Produktaudits werden z.B. fertige Produkte oder bereits verpackte Waren in Stichproben auf das Einhalten der (versprochenen) Qualitätsanforderungen überprüft. Doch Produktaudits sind nicht auf Fertigprodukte begrenzt, sondern sollten im gesamten Produktentstehungsprozess, also in der gesamten Wertschöpfungskette, auch auf Zwischenprodukte angewendet werden. In diesem Text erhalten Sie Hinweise zur Planung, Umsetzung und Auswertung Ihrer Produktaudits und Argumente, warum Ihnen Produktaudits weitere Vorteile, wie zum Beispiel höhere „Rechtssicherheit“, einbringen.

ABGRENZUNG DES PRODUKTAUDITS VON ANDEREN AUDITS

Interne Audits, wie sie von der DIN EN ISO 9001 gefordert werden, dienen der Beurteilung der Konformität und des Nachweises der wirksamen Anwendung des Qualitätsmanagementsystems. Egal, ob in diesem Rahmen ein einziges Systemaudit durchgeführt wird oder das Auditprogramm weitere Prozessaudits differenziert, eines können diese Audits nicht leisten – eine unabhängige Aussage über die Qualität der materiellen oder immateriellen Produkte.
Somit stellen Produktaudits eine wertvolle Ergänzung zu System- bzw. Prozessaudits dar, sind von anderen Fertigungsprüfungen jedoch zu differenzieren.

DIE SPEZIELLEN AUFGABEN DES PRODUKTAUDITS

Das Produktaudit dient dem Management einer Organisation als Werkzeug um Produkte/Dienstleistungen unabhängig vom Erstellungsprozess zu bewerten. Perspektiven des Produktaudits sind:

• Die Kundensicht (Erfüllung der ausgesprochenen und unausgesprochenen Anforderungen besonders „kritischer Kunden“).
• Die interne Sicht (Erfüllung der eigenen Qualitätsanforderungen).
• Die Vertrauensbasis (Absicherung gegen Produkt- und Sachmängelhaftung).
•  Die Weiterentwicklung (Ermittlung von bisher unerkanntem Verbesserungspotenzial).

Beim Produktaudit werden die spezifizierten Produkteigenschaften (z.B. Konformität zur Spezifikation - Geometrie, Material, Funktion, Zuverlässigkeit, Verpackung, Kennzeichnung) sowie deren Übereinstimmung mit bekannten Kundenerwartungen ermittelt. Ein Produktaudit ergänzt die Prozessüberwachung, indem das Produkt an einem festgelegten Produktzustand im Prozess durchgeführt wird, wie z.B.:

• vor/nach der Verpackung,
• vor/nach internem Transport,
• vor/nach Bearbeitungsschritten,
• im Neuzustand,
• nach einem Gebrauchszeitraum,

DIESE ARGUMENTE BEGRÜNDEN EIN PRODUKTAUDIT

In Hinsicht der grundsätzlichen Ziele gesellt sich das Produktaudit, ebenso wie die Systemaudit und Prozessaudits zur Gruppe der präventiven Aktivitäten. Als wesentliches Ziel der internen Produktaudits sollten Sie in Ihrer Organisation das „neutrale Erkennen systematischer Fehler und langfristiger Qualitätstrends“ kommunizieren. Bei Produktaudits durch den Kunden besteht das Ziel meist in einer optimalen Lieferantenüberwachung und Reduzierung des Aufwands in der Wareneingangsprüfung. Nachfolgend finden Sie weitere konkrete Ziele des Produktaudits, die Sie in Ihrem Auditprogramm berücksichtigen sollten:

• Intensive Überprüfung von neu eingeführten Produkten oder akuten Produktänderungen.
• Besondere Feststellung, ob festgelegte Qualitätsanforderungen eines Produktes für einen wichtigen Kunden erfüllt sind.
• Neutrale Feststellung der Fähigkeit von internen Prüfern (Qualitätssicherung, Werkerselbstprüfung, ...).
• Neutrale Bestätigung der Zweckmäßigkeit, Eignung und Wirksamkeit von Prüfungen.
• Beurteilung von Prozessänderungen oder sonstigen grundsätzlichen Veränderungen.
• Beurteilung der Mittel, Ressourcen oder Randbedingungen.
• Ermittlung von Verbesserungspotenzialen der Produktqualität.

NACH DIESEN KRITERIEN SOLLTEN SIE DIE AUDITOBJEKTE WÄHLEN

Die Wirksamkeit von Produktaudits hängt in hohem Maße von der Vorgehensweise bei der Auswahl der Auditobjekte (Produkte) ab. Eine möglichst systematische Auswahl stellen Sie beispielsweise über eine Entscheidungsmatrix sicher. Auswahlkriterien für die zyklischen, von langer Hand geplanten Standard-Produktaudits sind z.B. die

• strategische Bedeutung der Produkte Quelle: A/B/C-Analyse,
• Risiken beim Produkteinsatz Quelle: Risikoanalyse,
• Höhe der Deckungsbeiträge Quelle: betriebswirtschaftliche Analyse,
• Umfänge der gesetzliche Vorgaben Quelle: CE-Richtlinien.

Dagegen sind für eine situationsbezogene spontane Einplanung von Produktaudits häufig Kriterien relevant, wie z.B.

• Kundenreklamationen Quelle: Beschwerdemanagement,
• Feldausfälle/Garantien Quelle: Serviceberichte,
• Ergebnisse aus anderen Audits Quelle: Auditprogramm QM,
• nicht fähige Prozesse Quelle: Regelkarten,
• Ausfallraten/Nacharbeiten Quelle: Qualitätskostenreports.

DIESE REGELN SOLLTEN SIE BEI DER ENTNAHME DER AUDITOBJEKTE BEACHTEN

Die Durchführung des Produktaudits erfolgt prinzipiell nach den Vorgaben aus dem Auditplan. Zur Absicherung der Aussagefähigkeit des Audits sollten Sie folgende Regeln beachten:

• Die Entnahme von Produkten soll zwar zufällig, aber für den auditierten Bereich nicht unerwartet sein.
• Zur späteren Rückverfolgbarkeit sind die Entnahmelose zu kennzeichnen.
• Die Auditprüfung selbst sollte die Fertigung nicht stören.
• Sicherheitsrelevante Prüfungen sollten immer zuerst durchgeführt werden.
• Im Weiterverwendungsfall müssen entnommene Produkte sorgfältig wieder zugeordnet werden.
• Auditoren dürfen von den Mitarbeitern der Fertigung nicht beeinflusst werden.
• Um Fehler zu vermeiden, sind Ergebnisse sofort in die vorgesehenen Formulare einzutragen.

Lesen Sie regelmäßig in meinem Blog weitere interessante Gedanken zum Thema QM,

Ihr Reinhold Kaim
(QMB, EOQ-Quality Auditor)

Das Systemaudit dient:

• zur Prüfung der Zweckmäßigkeit, Angemessenheit und ausreichenden Wirksamkeit aller Qualitätsmanagementmaßnahmen des gesamten Systems nach ISO 9001.
• zur Prüfung der Dokumentation der Qualitätsmanagementmaßnahmen.
• zur Feststellung der Erfüllung der Forderungen der Vorgabe-Norm (z.B. ISO 9001) - Prüfung der Konformität.
• zur Ermittlung organisatorischer und sonstiger Schwachstellen. Dazu gehörige Vorschläge für Korrekturmaßnahmen und Qualitätsverbesserungen an Produkten, Prozessen und am QM-System werden festgelegt.

Ablaufplan Systemaudit

Abb. III: Ablaufplan Systemaudit

Systemaudit Fakten zur Durchführung

Produkt- und Verfahrensaudits werden in der Regel betriebsintern durchgeführt. Die Durchführung von Systemaudits wird sowohl betriebsintern auf Veranlassung der Unternehmensleitung als auch durch dritte Personen durchgeführt. Dies ist besonders dann der Fall, wenn eine Zertifizierung des Unternehmens angestrebt wird.

Im nächsten Abschnitt

Nachdem wir den Bereich Systemaudit abgeschlossen haben, beschäftigen wir uns nun mit verschiedenen Auditkonzepten und Auditprogrammen. Wir zeigen Ihnen wie Sie systematisch ein Auditkonzept erstellen und welche Punkte dieses beinhaltet muss.

• Lernen Sie interne Audits zu planen und durchzuführen!
• Wie führe ich Prozessaudits im Unternehmen durch!
• Vorlagen und Beispiele zum Thema Audit

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3. Prozessaudit

4. Das Systemaudit

5. Auditkonzepte & Auditprogramme

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